Ce cursuri ar trebui să urmeze un arhivar? Responsabilitățile postului de arhivist la o întreprindere

Am auzit odată expresia „șobolan de arhivă”. Bineînțeles că am râs. Și totul pentru că nu am întâlnit niciodată arhive și oamenii care lucrează în ele. Imaginația mea necontrolată mi-a desenat rapid o imagine - un șobolan în pălărie care citește o carte. Sunteți de acord că e amuzant?!

Câțiva ani mai târziu, una dintre prietenele mele, care se pregătea să iasă la pensie, avea nevoie de documente care să-i confirme experiența de muncă. S-ar părea că nu poate fi mai simplu: cartea de muncaîn mâinile tale și în el - note. Am trecut prin adrese, și iată-le, certificatele! Ah, nu! În anii 90, a lucrat pentru companii străine, care, ca ciupercile după o ploaie, au apărut în orașul nostru în număr mare. În anii 2000 au dispărut la fel de repede și, după cum s-a dovedit, fără urmă.

Atunci a fost nevoie de arhive. Aș spune că toți lucrătorii de acolo au fost drăguți și profesioniști, dar, din păcate, nu pot - ar fi o minciună urâtă. Dar un lucru este cert: munca lor este foarte necesară. Și nu numai pentru cei care încasează certificate de pensie. Orice organizație are o arhivă, acest lucru este valabil mai ales pentru toate organizațiile guvernamentale și financiare.

Cine credeți că a fost la originile lucrărilor de arhivă în Rusia? Așa este, Petru cel Mare! În 1720, el a emis un decret care a determinat sistemul de organizare al tuturor instituțiilor guvernamentale ale imperiului. El a numit-o „Regulamente generale”, cel mai adesea a fost numit pur și simplu „Decret”. Printre altele, s-a dispus menținerea arhivelor în toate structurile guvernamentale.

Lucrătorii din arhivă erau numiți actuari. Acest lucru se datorează faptului că acest post era de obicei ocupat de un scrib al instanței, care redacta acte și apoi le înregistra în registrul instanței. Este rădăcina „act” care a devenit partea principală a acestui cuvânt. Apoi s-a dovedit că arhivele sunt necesare nu numai în instanțe. Nu era nevoie să scriem acte acolo. Atunci muncitorii din arhivă au început să fie numiți arhiviști. Toți, fără excepție.

Munca angajaților din arhivă, sincer vorbind, la prima vedere și chiar la a doua vedere, este destul de plictisitoare. După ce a primit documentul, angajatul trebuie să-l înscrie în registru, adică să-l înregistreze. Astăzi, acest lucru se face nu numai electronic, ci și pe hârtie. Apoi documentul este trimis la locul său desemnat pe raft și așteaptă în aripi.

Arhivatorii nu numai că acceptă documente pentru stocare, ci le eliberează. Desigur, pentru o vreme și doar pentru muncă. Uneori nu documentul în sine este eliberat, ci doar o copie a acestuia. Și acest lucru se face numai atunci când nu există ștampila „Secret”. În acest caz, ar trebui să verificați dacă aveți acces pentru a lucra cu documente clasificate. Toate activitățile de gestionare a documentelor sunt strict responsabile. Se ține un jurnal special unde se înregistrează orice „mișcare” a documentului.

Acest tip de muncă necesită un anumit tip de caracter. Nici un coleric nu poate sta în arhive, să-i dea ceva creativ. Și apoi există o sumă uriașă documente de reglementare trebuie să o știi aproape pe de rost. Adaugă la ei reglementărilor, instructiuni si diverse prevederi. Desigur, nici nu te poți lipsi de cunoștințe despre un computer și echipamente de birou.

Ce înseamnă acest lucru? Asta înseamnă că arhiva angajează oameni foarte serioși care fac o muncă importantă. Și sunt numiți „arhiviști” sau „arhiști”. Ultimul cuvânt a apărut în lexic la începutul secolului al XX-lea. Și ei spun că acest lucru a fost făcut pentru a ușura pronunția. Adică, cuvântul „arhivist” suna prea anacronic și, prin urmare, a fost modernizat.

Dar vă voi spune un secret că lucrătorii înșiși îl numesc pe șeful arhivei arhivar, iar toți ceilalți angajați sunt numiți arhiviști. Și dacă te uiți la dicționar, nu există nicio diferență în sens lexical aceste cuvinte pur și simplu nu există.

Toate întreprinderile angajează echipe de lucru. Informații despre care sunt stocate pentru un anumit timp în departamentele de personal ale organizației, după care sunt transferate în arhivă. Acolo, toate informațiile despre întreprindere și lucrătorii săi sunt stocate pentru o perioadă lungă de timp, care este prevăzută de reglementări pentru fiecare individ.

Postul de arhivar

Arhivarul este individual, care își desfășoară activitățile de muncă în arhivele unei anumite instituții. Această poziție este solicitată în principal în organizațiile mari, unde zilnic se realizează o cifră de afaceri mare de diverse documente.

Astfel de organizații includ:

• instituții financiare;
• bănci;
• sediile principale ale filialelor de asigurări;
• întreprinderi producătoare și industriale;
• instituţiile de proprietate de stat.

Activitatea de muncă a unui angajat al arhivei este următoarea:

• asigura pastrarea si siguranta tuturor actelor documentare primite in arhiva;
• primirea și procesarea documentelor primite;
• participa la crearea unei liste de cazuri primite;
• verificarea nivelului de alfabetizare a pregătirii și executării cazurilor atunci când acestea sunt primite;
• criptați fișierele stocate în conformitate cu regulile interne ale întreprinderii;
• ține o evidență permanentă a documentelor acceptate;
• pregătirea materialelor pentru anulare sau distrugere dacă perioada lor de depozitare a expirat;
• oferă căutare rapidă documentul solicitat, pentru care este necesară crearea și menținerea unui director adecvat;
• eliberează la cerere oficială copiile sau originalele necesare ale documentelor de arhivă.

Numai șeful de secție are dreptul de a numi și demite un arhivar din funcție.

Care sunt responsabilitățile unui arhivar?

Responsabilitățile postului arhivarul include următoarele funcții:

• formarea unui index de card, care poate fi compilat pe hârtie sau în formă electronică;
• primirea corespondenței primite de organizație, înregistrarea acesteia și adăugarea ei în dulap;
• furnizarea copiilor necesare stocate în arhivă. Acestea pot fi furnizate fie în formă originală pentru o anumită perioadă de timp, fie sub forma unei copii în mod continuu;
• întocmirea și transmiterea diferitelor rapoarte către supervizorul imediat;
• efectuează corespondență cu alte organizații care au făcut o cerere corespunzătoare;
• menține controlul asupra stării de siguranță a locului de muncă;
• efectuează sarcini oficiale date de conducerea superioară a unității;
• împiedică dispariția documentelor de arhivă și, de asemenea, împiedică terții să acceseze cabinetele de dosare;
• monitorizați starea materialelor depozitate, dacă se identifică vreo încălcare, eliminați-o cât mai bine;
• ține evidența constantă a materialelor acceptate pentru depozitare și emise pentru utilizare.

Orice angajator are tot dreptul de a ajusta personal responsabilitățile unui astfel de angajat.

Există, de asemenea, cazuri când un lucrător de arhivă deține o altă funcție cu fracțiune de normă. Astfel, numărul responsabilităților funcționale crește.

Cerințe de calificare pentru un arhivar

În funcția de arhivar este numit un angajat care are cunoștințe cel puțin superficiale despre următoarele informații:

Pe lângă cunoștințe, un arhivist trebuie să fie capabil să:

• bucură-te computer personalși alte echipamente de birou;
• lucrează cu cantități mari de informații;
• formulați-vă corect ideile și trebuie să le exprimați corect atât în ​​formă scrisă, cât și orală.

De asemenea, arhivistul trebuie să aibă o idee despre întreprinderea în care lucrează și să cunoască toate profesiile implicate în diferitele facilități ale organizației. Astfel, un număr mare de întrebări inutile vor dispărea la emiterea actului documentar solicitat.

Cerințele pentru caracteristicile personale ale unui arhivar sunt:

• memorie bună;
• capacitate de analiză cantitate mare informațiile primite;
• observați cele mai mici detalii;
• caracter calm, nu temperat;
• curățenie;
• abilități organizatorice;
• dorinta de a munci.

Această poziție nu necesită ca solicitantul să aibă experiență de lucru specifică. Și permite unui specialist în arhivă conștiincios și competent să avanseze scara carierei Sus. Ceea ce este un mare plus pentru absolvenții instituțiilor de învățământ superior și profesional.

Responsabilitățile și drepturile arhivei de lucru

Un lucrător aflat într-o astfel de poziție are următoarele drepturi:

Responsabilitățile arhivistului includ gestionarea obligatorie a următoarelor acte legislative:

• cadrul de reglementare Federația Rusă;
• regulamentele interne de muncă ale întreprinderii, care sunt elaborate în cadrul diviziei pe baza reglementărilor standard și aprobate de șeful diviziei. Arhivarul trebuie să fie familiarizat cu un astfel de document local împotriva semnăturii;
• ordinele și ordinele angajaților care îi supraveghează munca, adică autoritățile superioare;
• cu instrucțiunile dumneavoastră profesionale. Cu care trebuie să fii familiarizat.

De asemenea, angajatul arhivei este obligat să se prezinte la șeful său imediat (șeful biroului sau șeful departamentului de personal) și să mențină subordonarea.

În caz de concediu medical, concediu sau deplasare de afaceri a arhivarului, directorul unității îi atribuie atribuțiile unei alte persoane.

Responsabilitatea angajatului

Specialistul în arhivă este persoana responsabilă. El este responsabil în primul rând pentru:

• calitate proastă și îndeplinirea prematură a obligațiilor cuiva în conformitate cu fișa postului și „ Codul Muncii» Federația Rusă;
• diverse încălcări comise în perioada sa activitatea munciiîntr-o anumită organizație. încălcările permise pot duce la sancțiuni administrative, civile și chiar penale;
• cauzarea daunelor morale sau materiale unei întreprinderi, care este reglementată de legislația legală a Federației Ruse.

Încălcările în timpul activității de muncă a unui angajat al departamentului de arhivă sunt identificate de specialiștii întreprinderii și autoritățile de reglementare. Prin urmare, o persoană care nu își îndeplinește îndatoririle directe poate fi supusă sancțiunilor administrative sub forma unei amenzi. Și, de asemenea, șeful companiei are tot dreptul să-l îndepărteze pe contravenient de la îndeplinirea atribuțiilor sale oficiale

În funcție de prejudiciul material cauzat organizației, arhivistul poate fi tras la răspundere în conformitate cu Codul penal al Federației Ruse. Ceea ce, în consecință, poate duce la cel mai bun scenariu la o amendă și, în cel mai rău caz, la închisoare pentru o anumită perioadă.

Vă aducem la cunoștință un exemplu tipic de fișă a postului de arhivar, exemplu 2019/2020. Descrierea postului unui arhivar ar trebui să includă următoarele secțiuni: pozitia generala, responsabilitățile postului unui arhivar, drepturile unui arhivar, responsabilitatea unui arhivar.

Fișa postului unui arhivar ar trebui să reflecte următoarele puncte:

Responsabilitățile postului de arhivist

1) Responsabilitățile postului. Efectuează lucrări de arhivă la întreprindere. Organizeaza stocarea si asigura siguranta documentelor primite in arhiva. Acceptă și înregistrează documentele primite pentru depozitare de la diviziile structurale care au fost finalizate prin lucrări de birou. Participă la elaborarea listelor de cazuri, verifică corectitudinea formării și execuției la transferarea lor în arhivă. În conformitate cu regulile actuale, criptează unitățile de stocare, sistematizează și plasează fișiere și ține evidența acestora. Întocmește inventare sumare ale unităților cu perioade de depozitare permanente și temporare, precum și acte de transfer de documente pentru depozitarea de stat, pentru radierea și distrugerea materialelor ale căror perioade de depozitare au expirat. Lucrează pentru a crea birou de ajutor conform documentelor, oferă o căutare convenabilă și rapidă a acestora. Participă la lucrările de examinare a valorii științifice și practice a documentelor de arhivă. Monitorizează starea documentelor, promptitudinea restaurării acestora și respectarea în incinta arhivei a condițiilor necesare pentru asigurarea siguranței acestora. Monitorizează respectarea normelor de protecție împotriva incendiilor în incinta arhivei. Emite copii și documente de arhivă în conformitate cu solicitările primite, întocmește certificatele necesare pe baza informațiilor disponibile în documentele de arhivă, întocmește date pentru raportarea activității arhivei. Ia măsurile necesare pentru utilizarea mijloacelor tehnice moderne în muncă.

Arhivarul ar trebui să știe

2) În îndeplinirea atribuțiilor sale, arhivarul trebuie să cunoască: acte juridice de reglementare, reglementări, instrucțiuni, alte materiale de îndrumare și documente privind managementul arhivistic la întreprindere; procedura de primire și depunere a documentelor la arhivă, păstrarea și utilizarea acestora; Unit sistemul de stat munca de birou; procedura de întocmire a descrierilor documentelor de depozitare permanentă și temporară și a actelor de distrugere a documentelor; procedura de înregistrare a dosarelor și pregătirea acestora pentru stocare și utilizare; procedura de păstrare a evidențelor și raportare; structura întreprinderii; bazele organizării muncii; reguli de exploatare a echipamentelor tehnice; bazele legislației muncii; reglementările interne ale muncii, regulile și reglementările privind protecția muncii.

Cerințe de calificare pentru un arhivar

3) Cerințe de calificare. Iniţială învăţământul profesional fără cerințe pentru experiență de muncă sau secundar (complet) învăţământul generalși pregătire specială pentru programul instalat fără nicio cerință de experiență în muncă.

1. Dispoziții generale

1. Un arhivar aparține categoriei artiștilor executanți tehnici.

2. Pentru postul de arhivar este acceptată persoana care are studii profesionale primare fără cerințe de experiență în muncă sau studii medii (complete) generale și pregătire specială conform unui program stabilit fără cerințe de experiență în muncă.

3. Arhivarul este angajat și eliberat din funcție de directorul organizației.

4. Arhivistul trebuie să știe:

• acte juridice de reglementare, reglementări, instrucțiuni, alte materiale de îndrumare și documente privind managementul arhivistic la întreprindere;
• procedura de primire și depunere a documentelor la arhivă, păstrarea și utilizarea acestora;
• Sistemul de stat unificat al muncii de birou;
• procedura de întocmire a descrierilor documentelor de depozitare permanentă și temporară și a actelor de distrugere a documentelor;
• procedura de înregistrare a dosarelor și pregătirea acestora pentru stocare și utilizare;
• procedura de păstrare a evidențelor și raportare;
• structura întreprinderii;
• bazele organizării muncii;
• reguli de exploatare a echipamentelor tehnice;
• bazele legislației muncii;
• regulamentul intern al muncii;
• reguli si reglementari de protectia muncii, siguranta, salubritate industriala si apararea impotriva incendiilor.

5. În activitățile sale, arhivarul este ghidat de:

• legislația Federației Ruse,
• Carta organizatiei,
• ordinele și instrucțiunile angajaților cărora le este subordonat în conformitate cu aceste instrucțiuni,
• acest Descrierea postului,
• Reglementările interne de muncă ale organizației.

6. Arhivarul raportează direct șefului biroului

7. În absența arhivistului (călătorie de afaceri, vacanță, boală etc.), atribuțiile acestuia sunt îndeplinite de o persoană desemnată de directorul organizației în modul prescris, care dobândește drepturile, îndatoririle corespunzătoare și răspunde de îndeplinirea atribuțiilor care i-au fost încredințate.

2. Responsabilitățile postului unui arhivar

Arhivar:

1. Efectuează lucrări de arhivă la întreprindere.

2. Organizează depozitarea și asigură siguranța documentelor primite în arhivă.

3. Acceptă și înregistrează documentele primite spre depozitare de la diviziile structurale, finalizate cu lucrări de birou.

4. Participă la elaborarea listelor de cazuri, verifică corectitudinea formării și execuției la transferarea acestora în arhivă.

5. În conformitate cu regulile în vigoare, criptează unitățile de stocare, sistematizează și plasează fișiere și ține evidența acestora.

6. Întocmește inventarele sumare ale unităților de depozitare permanentă și temporară, precum și acte de transfer de documente pentru depozitare de stat, de radiere și distrugere a materialelor ale căror perioade de depozitare au expirat.

7. Efectuează lucrări pentru a crea un aparat de referință pentru documente, asigură căutarea comodă și rapidă a acestora.

8. Participă la lucrările de examinare a valorii științifice și practice a documentelor de arhivă.

9. Monitorizează starea documentelor, oportunitatea restaurării acestora și respectarea în incinta arhivei a condițiilor necesare pentru asigurarea siguranței acestora.

10. Monitorizează respectarea normelor de apărare împotriva incendiilor în incinta arhivei.

11. Eliberează copii și documente de arhivă în conformitate cu cererile primite, întocmește certificatele necesare pe baza informațiilor disponibile în documentele de arhivă, întocmește date pentru raportarea activității arhivei.

12. Ia măsurile necesare pentru utilizarea mijloacelor tehnice moderne în muncă.

13. Respectă reglementările interne de muncă și alte reglementări locale ale organizației.

14. Respectă regulile și standardele interne de protecție a muncii, siguranță, salubritate industrială și protecție împotriva incendiilor.

15. Asigură curățenia și ordinea la locul său de muncă.

16. Execută, în cadrul contractului de muncă, comenzile salariaților cărora le este subordonat în conformitate cu prezentele instrucțiuni.

3. Drepturile de arhivist

Arhivarul are dreptul:

1. Trimiteți propuneri de îmbunătățire a activității legate de responsabilitățile prevăzute în prezenta instrucțiune spre examinare de către directorul organizației.

2. Solicitați de la diviziile structurale și angajații organizației informațiile necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor de serviciu.

3. Faceți cunoștință cu documentele care îi definesc drepturile și responsabilitățile pentru funcția sa, criterii de evaluare a calității îndeplinirii atribuțiilor oficiale.

4. Familiarizați-vă cu proiectele de decizii ale conducerii organizației referitoare la activitățile acesteia.

5. Solicitați conducerii organizației să acorde asistență, inclusiv asigurarea condițiilor organizatorice și tehnice și executarea documentelor stabilite necesare îndeplinirii atribuțiilor oficiale.

6. Alte drepturi stabilite de legislatia muncii in vigoare.

4. Responsabilitatea arhivistului

Arhivarul este responsabil în următoarele cazuri:

1. Pentru îndeplinirea necorespunzătoare sau neîndeplinirea sarcinilor de serviciu prevăzute în această fișă a postului - în limitele stabilite de legislația muncii a Federației Ruse.

2. Pentru infracțiunile săvârșite în cursul activității lor - în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare a Federației Ruse.

3. Pentru cauzarea unor prejudicii materiale organizației - în limitele stabilite de legislația civilă și a muncii în vigoare a Federației Ruse.

Fișa postului pentru arhivar - probă 2019/2020. Responsabilitățile postului unui arhivar, drepturile unui arhivar, responsabilitățile unui arhivar.

Fiecare întreprindere are propria sa arhivă documentară, care necesită o sistematizare și un control atent. Unele materiale importante (fișe personale, filme, comenzi, instrucțiuni) sunt destul de mari și este important ca toate informațiile valoroase să fie corect ambalate în mape și să aibă un inventar cu date. Acest lucru este necesar pentru ca, dacă este necesar, o persoană să poată găsi rapid fișierul solicitat. Această problemă necesită responsabilitate, diligență și abordare corectă. Un arhivar profesionist vă va ajuta să faceți față muncii dificile. Cine este aceasta? Un specialist valoros care întreține întreaga arhivă a întreprinderii este responsabil pentru siguranța și securitatea fiecărei bucăți de hârtie.

În timpul săpăturilor, arheologii au găsit în mod repetat scrieri antice care au fost adunate într-un mod special. Descoperiri similare au fost descoperite în Asiria, Grecia, Egiptul anticși Roma. Cronicile au precizat clar metodele de întreținere a tuturor materialelor valoroase. Prezența unor astfel de spații în care se colectează documente importante indică cultură înaltă societate. Avem nevoie de arhive nu doar pentru a păstra memoria evenimentelor trecute, dar ele reprezintă și o anumită bază de natură aplicată și științifică.

În acei ani în care țara era condusă mare lider proletariatul V.I. Lenin, în totalitate institutii guvernamentale a existat o organizare clară a fluxului de documente. Materialele din moșii naționalizate, mănăstiri, biserici, precum și dosare care conțineau informații despre mari artiști populari, oameni de știință și compozitori au fost supuse arhivării. Distrugerea unor astfel de arhive era pedepsită prin lege. Siguranța tuturor materialelor a fost monitorizată de o singură persoană - un arhivar. Cine este acesta, te întrebi? Un funcționar public indispensabil al oricărei instituții.

Responsabilități profesionale

Arhivarul este angajat în sistematizarea tuturor materialelor interne și primite care au părăsit fluxul de documente. El este, de asemenea, responsabil pentru respectarea condițiilor, standardelor și reglementărilor de depozitare. Responsabilitățile arhivistului includ: executarea corectă a documentelor de ieșire și de intrare, întocmirea descrierilor, menținerea bazelor de date contabile, marcarea listelor, eliberarea certificatelor și plasarea informațiilor pe rafturi speciale. Astăzi, în întreprinderile mari, aproape toate lucrările sunt efectuate electronic, dar materialele cu adevărat importante care sunt supuse stocării pe termen lung sunt imprimate suplimentar pe hârtie și transferate în arhivă.

Desigur, o bază de date automatizată accelerează foarte mult și facilitează munca și căutarea, dar echipamentul tinde să se defecteze și să se defecteze, motiv pentru care este necesară o arhivă pentru a evita pierderea tuturor datelor. Arhivarul participă la comisii pentru distrugerea și radierea documentelor învechite. Profesia presupune și monitorizarea securității la incendiu a localului.

Cerințe și calități

Ei pot angaja o persoană cu studii superioare (sau studențești) care a absolvit o diplomă în studii de arhivă, istorie sau pedagogie. Uneori, abilitățile necesare sunt dobândite în cursuri speciale. Viitorul angajat trebuie să cunoască un PC (programe de birou), să fie capabil să lucreze cu echipamente (copiator, fax, imprimantă) și să fie competent în alfabetizare scrisă și orală.

Un arhivar trebuie să fie precis, perseverent, analitic și scrupulos. Cine a venit cu asta și care sunt cerințele? Pe parcursul zilei, angajatul se confruntă cu o cantitate imensă de informații care trebuie citite, înregistrate și perioada de stocare a acesteia determinată conform listei de flux de documente. Această activitate necesită atenție, perseverență, autocontrol, gândire dezvoltată, răbdare și abilități motorii fine. Nu toți oamenii sunt capabili să facă o muncă monotonă și minuțioasă în fiecare zi.

Salariu de arhivar

Remunerarea depinde direct de regiune, de bunăstarea financiară a companiei și de sfera responsabilităților. Astăzi, salariul mediu variază între 20-35 de mii de ruble. Peste 40.000 de ruble. primit de un arhivist experimentat cu mulți ani de experiență. Cine este și ce face a fost descris mai sus. Profesia este destul de solicitată, dar este numită puțin diferit - secretar sau funcționar.

Este arhivistul o profesie plictisitoare, fără perspective de avansare în carieră? Nu te grăbi să tragi concluzii. Afacerile moderne au jucat un rol pozitiv în redefinirea rolului arhivistului. Mediul de afaceri dinamic i-a cerut nu numai noi abilități profesionale, ci și o abordare fundamental diferită a muncii, bazată pe capacitatea de a gândi strategic și, dacă este necesar, și creativ. Denis Avdyushin, director general al Arhivei Delis, a împărtășit cititorilor noștri gândurile sale despre modul în care afacerile moderne au influențat formarea profesiei.

Aflați totul despre documente

ÎN Rusia modernă Ideea profesiei de arhivist s-a schimbat relativ recent. În secolul al XX-lea, arhivistul intelectual și arhivistul filosofic au făcut loc arhivistului sovietic conștient politic, care, până la sfârșitul secolului, nu a reușit să se scuture de imaginea neatractivă a măiestriei sovietice. Desigur, profesia în sine, în sensul ei clasic, se limitează la un anumit set de competențe: un arhivist trebuie să fie capabil să alcătuiască referințe de arhivă, să cunoască regulile de înregistrare și stocare a documentelor, să navigheze în legislație și să aibă suficiente cunoștințe istorice pentru muncă. .

Dacă te uiți în trecutul profesiei, vei descoperi că doi eroi au fost întotdeauna implicați în soarta documentelor: funcționarul și arhivarul. Grefierul a luat parte la crearea și înregistrarea documentelor, acționând astfel ca strămoș al documentului. Arhivarul a avut un rol la fel de semnificativ: a stocat documente, asigurând siguranța acestora pentru nevoile actuale și viitoare ale organizației. În același timp, au apărut adesea situații în care responsabilitățile funcționarului au fost transferate fără probleme arhivarului și invers. De exemplu, unui arhivist i se poate cere să determine ce documente ar trebui să însoțească un anumit proces de afaceri și cum să le pregătească în mod corespunzător. De obicei, angajații nu puteau răspunde clar la această întrebare, explicându-și inadecvarea simplu: „Suntem arhiviști, nu funcționari de dosare”. De asemenea, s-a întâmplat ca într-o organizație puterile unui arhivar și ale unui funcționar să fie combinate într-un singur specialist. Așa s-a dezvoltat profesia.

În mediul de afaceri, diviziunea dintre funcționar și arhivar încă nu se potrivește în mintea multor manageri. De ce nu poate un arhivar angajat să creeze o listă de fișiere? De ce nu poate determina cum și în ce etapă ar trebui să fie format un anumit document? Este arhivar, așa că ar trebui să știe totul despre documente! Această abordare sugerează că se lucrează atât în ​​mediul mic, cât și în cel mare marile companii necesită ca arhivistul să aibă o varietate de abilități și abilități cu responsabilitate la fel de mare și capacitatea de a lua decizii prompte și informate.

De la romantismul de arhivă la realismul de afaceri

Când o persoană decide să se înscrie într-un institut de istorie și arhivă, este fie un romantic care se imaginează ca viitorul Nestor cronicarul, fie un muncitor care este gata să se dedice lucrului cu arhivele în tăcere și singurătate. Aceștia sunt cei doi poli între care arhivistul există ca profesionist și ca persoană. Dar gama de roluri pe care afacerile moderne le oferă arhivistului este mult mai largă decât extremele stereotipe populare.

Când se gândește la alegerea unei profesii, o persoană înțelege că trebuie luați în considerare mai mulți factori: este acest job potrivit pentru el, va fi interesat și există o oportunitate de autorealizare acolo. Și, desigur, nu în ultimul rând este problema financiară. Din păcate, există un astfel de stereotip despre profesia de arhivist - este plictisitor și nimeni nu are nevoie de el, nimeni nu va plăti mai mult de 20 de mii de ruble pentru ea (la Moscova). Mulți dintre cei care ar dori să aleagă această specialitate nu își pot permite să se angajeze într-o astfel de muncă altruistă.

Din fericire, aceste idei despre profesie sunt deja depășite. Abordare modernăÎnțelegerea rolului unui arhivar într-o companie se rezumă la capacitatea sa de a gestiona volume mari de date și de a fi un participant, și adesea un organizator, al proceselor angajatorului său. Sunt puțini astfel de specialiști pe piață. Cei care rămân în profesie după absolvirea studiilor superioare institutie de invatamant(conform estimărilor experților, nu este mai mult de 10 la sută dintre absolvenți) nu îndeplinesc toate cerințele impuse acestora de realitățile vieții de afaceri. Absolvenții au fost învățați să respecte trecutul și să stăpânească metodele de căutare și de lucru cu documente de arhivă, dar modul în care un complex arhivistic complex este integrat în procesele unei companii moderne nu poate fi învățat la universitate.

Ce necesită afacerile moderne de la un arhivar? De obicei, locurile de muncă vacante indică un număr mare de competențe pe care trebuie să le aibă un viitor lucrător de arhivă: experiență profesională sau studii superioare istorice și arhivistice, cunoaștere a procedurii de procesare a formării dosarelor în conformitate cu cerințele arhivelor de stat, înțelegerea caracteristicilor. a fluxului de documente contabile, capacitatea de a dezvolta o nomenclatură de fișiere, cunoașterea tehnologiilor moderne și, în special, capacitatea de a întocmi independent specificații tehnice pentru o arhivă electronică. În plus, arhivistul va trebui să întocmească bugete, să interacționeze cu subcontractanții care vor scana documente și le vor stoca externalizat, să efectueze o cerere de oferte comerciale (în cazul licitațiilor electronice și al participării la licitații), să negocieze etc.

Managerii sunt dispuși să plătească bani foarte buni pentru un astfel de specialist. Astfel, pe piața muncii din Moscova, salariul unui arhivar care îndeplinește cerințele de mai sus începe de la 65 de mii de ruble. Cu toate acestea, găsirea candidaților care îndeplinesc toate criteriile de selecție poate fi foarte problematică. Pentru a fi corect, este de remarcat faptul că nu numai organizațiile comerciale, ci și arhivele de stat și municipale, care în total angajează peste 16 mii de angajați, suferă de o lipsă de personal.

Formarea arhivistilor: în tandem cu nevoile angajatorilor

În ciuda inerției ideilor despre arhivare, companiile încep treptat să înțeleagă că un arhivar este păstrătorul secretelor companiei și un fel de garant al securității acesteia. A avea un arhivar în personal elimină necesitatea de a invita un străin să organizeze documente. Cu setul adecvat de abilități, „insider” va putea asigura funcționarea normală a companiei. El va ști să întocmească corect documentele, cum să le formeze, cum trebuie introduse corect în arhivă și în ce componență, cum să proceseze cu promptitudine cererile primite de la cetățeni, antreprenori etc.

Peste tot este nevoie de profesioniști. Și trebuie să începem cu educația. În primul rând, este necesară adaptarea programelor existente în universități la nevoile actuale ale angajatorilor. Acest lucru va ajuta la creșterea nivelului de educație al elevului mediu și, pe această bază, va forma un nou strat de viitori specialiști. Lucrările de arhivă au rămas multă vreme conservatoare, dar acum, când pătrund în viața noastră tehnologia de informație, a apărut oportunitatea unor mari schimbări care ar trebui să afecteze pregătirea universitară.

Instituțiile guvernamentale ajută studenții să dobândească cunoștințe academice sistematice. Mai mult, ca parte a curriculumului lor, ei fac de obicei stagii de practică în arhivele statului. Și aceasta este, fără îndoială, o experiență foarte valoroasă și de bază. În același timp, viitorii arhivisti ar trebui să se încerce și în companii comerciale pentru a înțelege diferența enormă dintre un arhivist care lucrează într-o agenție guvernamentală și într-o corporație. Cunoașterea diferitelor fațete ale specialității dvs. în viitor vă va permite să înțelegeți propriile preferințe și să faceți alegerea profesională corectă.

Orice este posibil în afaceri!

Deși pregătirea educațională a viitorilor arhivisti este importantă, este important de reținut că nici măcar cel mai avansat program de pregătire nu garantează un loc în birou. Universitatea de viață și experiență este cea mai bună școală! Învățarea în acest proces este mult stres pentru un specialist, dar este mult mai eficientă decât teoria pasivă și practic nu poate fi înlocuită cu nimic. O persoană care a lucrat de cele mai multe ori în arhivele statului se află în pierdere atunci când se află într-o societate comercială. În instituțiile guvernamentale totul este structurat, stabil și clar, și în companii mari jobul necesită o atitudine și un nivel de responsabilitate diferit. Adevărat, venitul într-o companie privată este de câteva ori mai mare.

În noul mediu, un arhivist trebuie să se educe în mod constant, să-și îmbunătățească abilitățile și să caute modalități nestandardizate de a rezolva problemele de arhivă. Acest lucru nu este ușor, dar este important de înțeles că există într-adevăr un deficit de specialiști pe piață, ceea ce înseamnă că un adevărat profesionist își va putea găsi absolut un loc de muncă, și să-și găsească un loc de muncă cu mare succes.

Astăzi, a fi arhivist este un loc de muncă în prima linie de afaceri și, prin urmare, este prestigios. Fără documente (indiferent dacă în format hârtie sau electronic), o afacere nu poate exista. În realitățile moderne, un arhivar devine nu numai un custode, ci și. Este implicat direct în schimbul de informații, ceea ce înseamnă că poate, într-o anumită măsură, să influențeze factorii economici ai companiei sale.

Un arhivar modern este un participant viu și direct în afaceri, gata să se dezvolte și să se îmbunătățească cu el. Nu mai este o profesie închisă în sine. Există o dinamică în ea, care presupune capacitatea de a construi comunicare, de a stăpâni rapid tehnologiile moderne și de a le putea implementa. Trebuie să fii pregătit pentru asta. Afacerile moderne nu au nevoie de structuri greoaie. Are nevoie de specialiști care să-și schimbe conștiința la o existență intensivă într-un mediu de afaceri. Companiile vor lupta pentru cei care dobândesc în mod conștient o profesie, care prețuiesc cunoștințele dobândite și știu să le aplice corect. Acesta este un moment psihologic foarte important. Elevilor li se spune adesea: „Asta nu se poate întâmpla”. Și vă spun că în afaceri se poate întâmpla orice.

Denis Avdyushin

CEO al companiei