Determină formele documentelor contabile primare. Forme ale documentelor contabile primare: unificate sau dezvoltate independent

Document primar Se obișnuiește să se facă referire la orice documente care confirmă tranzacțiile efectuate de către contribuabil legate de activitățile economice ale organizației și care au un anumit efect economic. Documentele primare înseamnă atât documentele „primare” contabile, cât și documentele necesare în scopuri fiscale (adică pentru confirmarea cheltuielilor, deducerilor, beneficiilor etc.).

În scopuri contabile, este utilizat un concept mai restrâns de „document contabil primar” (Legea federală din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate”). Această normă prevede că documentul contabil primar trebuie întocmit pentru fiecare fapt al vieții economice a organizației imediat când se produce, iar dacă acest lucru nu este posibil, atunci imediat după finalizarea acestuia. În aceste scopuri, un fapt de viață economică este înțeles ca o tranzacție, eveniment, operațiune care are sau este capabilă să influențeze poziția financiară a societății, rezultatul financiar al activităților acesteia și (sau) fluxul de numerar (clauza 8 a articolului 3). din Legea contabilității).

Alineatul 2 al articolului 9 din Legea contabilității conține o listă de detalii obligatorii ale contabilității „primare”. Absența a cel puțin unuia dintre ele privează documentul de statutul de document contabil primar. Prin urmare, este important să monitorizați prezența tuturor elementelor necesare în document. Pentru a facilita acest lucru, documentul ar trebui să fie împărțit în trei părți: introductivă, de fond și finală:

partea introductivă a contabilității „primare” trebuie să indice: numele și data întocmirii documentului, precum și numele persoanei (organizație sau întreprinzător individual) în numele căreia a fost întocmit documentul;

partea finală reflectă datele persoanei responsabile (denumirea postului, prenumele și parafa persoanei care a finalizat tranzacția, operațiunea și responsabilă pentru executarea acesteia, sau persoana responsabilă pentru executarea evenimentului realizat). Înregistrarea documentului contabil primar se finalizează prin aplicarea semnăturii persoanei responsabile. Dacă există mai multe persoane responsabile, atunci trebuie indicate detaliile tuturor acestor persoane și trebuie aplicate semnăturile acestora.

Este factura principală

Este necesară o factură pentru a deduce TVA (clauza 1 a articolului 169 din Codul fiscal al Federației Ruse), adică. scopul realizării acestui document nu corespunde scopului întocmirii unui document contabil primar. O factură nu este baza pentru reflectarea oricăror date în registrele contabile. De asemenea, este necesar să se țină cont de faptul că factura se întocmește nu în timpul executării unei tranzacții comerciale și nici chiar imediat după finalizarea acesteia, ci în termen de cinci zile calendaristice de la data expedierii mărfurilor (livrarea lucrărilor, prestarea serviciilor) sau de la data primirii avansului (clauza 3 din art. 168 din Codul fiscal al Federației Ruse).

În același timp, detaliile facturii de expediere coincid în mare măsură cu detaliile documentului primar pentru transferul mărfurilor (lucrări, servicii) către cumpărător (client). Prin urmare, Serviciul Fiscal Federal al Rusiei a elaborat un document de transfer universal, care, pe lângă informațiile din factură, conține detalii suplimentare caracteristice documentului contabil primar (Anexa nr. 2 la scrisoarea Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 21 octombrie 2013 Nr. ММВ-20-3/96@). Pe baza regulilor Legii contabilității, un document de transfer universal trebuie întocmit în momentul tranzacției sau imediat după finalizarea acesteia. Numai în acest caz, UPD, care conține indicatorii de factură, va fi considerat ca un document contabil primar. O factură obișnuită nu se aplică facturii „primare”.

Este acordul principal

Aviz de trăsură - întocmirea unei scrisori de trăsură este cerută de paragraful 2 al articolului 785 din Codul civil al Federației Ruse, iar formularul este aprobat de Regulile pentru transportul rutier de mărfuri (aprobat prin Decretul Guvernului nr. 272 ​​​​) din 15 aprilie 2011).

Forme de facturi si facturi de ajustare(care sunt documente contabile fiscale) aprobate de Guvernul Federației Ruse. La utilizarea altor formulare, contrapartea nu va putea primi o deducere pt

1. De ce sunt necesare documentele contabile primare și ce se va întâmpla dacă acestea lipsesc.

2. Ce să luați în considerare atunci când vă dezvoltați propriile forme de documente primare.

3. În ce cazuri este obligatorie utilizarea formularelor unificate?

După cum se știe, legea actuală a contabilității (Nr. 402-FZ) nu conține cerințe pentru utilizarea obligatorie a formelor unificate de documente contabile primare. Adică, organizațiilor și antreprenorilor li se acordă dreptul de a dezvolta în mod independent forme de documente primare, ținând cont de nevoile lor și de caracteristicile activităților lor. Cu toate acestea, un astfel de drept ascunde multe capcane. De exemplu, toate documentele primare, inclusiv cele dezvoltate independent, trebuie să îndeplinească anumite cerințe, iar unele documente trebuie să fie întocmite numai după forme unificate datorită altor legi federale. Este necesar să cunoașteți astfel de nuanțe ale întocmirii documentelor primare atât la întocmirea propriilor documente, cât și la acceptarea documentelor de la contrapărți, deoarece documentele contabile primare sunt fundația pe care se construiește nu numai contabilitatea, ci și contabilitatea fiscală. Cum să faceți acest fond de ten de încredere - îl vom afla în acest articol.

De ce sunt necesare documentele contabile primare?

Pentru început, să ne amintim de ce sunt necesare în principiu documentele contabile primare și de ce este atât de important să acordăm atenție corectitudinii executării lor. După cum se precizează în Legea nr. 402-FZ, Fiecare fapt al vieții economice trebuie documentat într-un document contabil primar(Partea 1, articolul 9). În acest caz, un fapt al vieții economice este înțeles ca orice eveniment, operațiune, tranzacție care are sau poate avea un impact asupra situației financiare a unei entități economice, rezultatului financiar al activităților acesteia și (sau) fluxului de numerar. Faptele vieții economice includ, de exemplu, achiziția unui mijloc fix și calculul deprecierii asupra acestuia, calculul salariilor și salariilor angajaților etc. Astfel, aproape toate înregistrările contabile trebuie să se bazeze pe documentele contabile primare corespunzătoare.

În contabilitatea fiscală, documentele primare joacă, de asemenea, un rol important: conform prevederilor Codului fiscal al Federației Ruse, cheltuielile justificate și documentate ale contribuabilului sunt recunoscute drept cheltuieli. Adică prezenţa documentelor contabile primare este unul dintre motivele recunoaşterii cheltuielilorși, în consecință, să calculeze baza de impozitare pentru impozitul pe venit (sau conform sistemului fiscal simplificat „venituri-cheltuieli”).

Lipsa documentelor primare este considerată de Codul Fiscal al Federației Ruse o încălcare gravă a regulilor de contabilizare a veniturilor și cheltuielilor, obiecte de impozitare, pentru care este prevăzută o amendă (Articolul 120 din Codul Fiscal al Federației Ruse). ):

• de la 10 la 30 de mii de ruble. – dacă lipsa documentelor primare nu a condus la o subestimare a bazei de impozitare;
• de la 40 de mii de ruble. până la 20% din valoarea impozitului neplătit - dacă lipsa documentelor a dus la o subestimare a bazei de impozitare.

În plus, absența documentelor primare poate servi ca bază pentru atragerea funcționarilor la răspunderea administrativă pentru încălcarea gravă a regulilor contabile și prezentarea situațiilor financiare sub forma unei amenzi de la 2 la 3 mii de ruble. (Articolul 15.11 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse). O încălcare gravă a regulilor de contabilitate și prezentare a situațiilor financiare este considerată a fi:

• subestimarea impozitelor și taxelor acumulate cu cel puțin 10% din cauza distorsionării datelor contabile;
• denaturarea oricărui articol (linie) din formularul de raportare financiară cu cel puțin 10%.

Din toate cele de mai sus, rezultă două concluzii principale:

1. documentele contabile primare trebuie să fie disponibile;

2. documentele contabile primare trebuie să fie întocmite corespunzător.

Dacă totul este clar cu prima cerință, atunci a doua, referitoare la executarea corectă a documentelor contabile primare, ar trebui discutată mai detaliat. Cert este că, în conformitate cu actuala Lege „Cu privire la contabilitate” nr. 402-FZ, formele documentelor primare utilizate sunt determinate de însuși conducătorul entității economice la recomandarea funcționarului căruia i se încredințează contabilitatea (clauza 4 al art. 9 din Legea nr. 402 -FZ). Sunt posibile următoarele opțiuni pentru stabilirea formelor documentelor primare:

• utilizarea formelor unificate de documente primare;
• utilizarea formelor de documente primare dezvoltate independent (dezvoltate complet independent sau create prin modificarea formularelor unificate);
• De asemenea, este posibil să combinați aceste două opțiuni pentru documente diferite. De exemplu, utilizarea formularelor dezvoltate independent ale unui certificat de contabilitate și a unui act pentru anularea materialelor și a formularelor unificate ale tuturor celorlalte documente.

! Indiferent de opțiunea de utilizare a formularelor documentelor primare aleasă, aceasta trebuie reflectată fie în politica contabilă în sine în scopuri contabile și contabile fiscale, fie într-o ordine separată.

. În același timp, formele de documente contabile primare dezvoltate independent sunt de obicei prezentate în anexă, dar dacă se utilizează formulare unificate, se face o legătură către documentul corespunzător (Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică). Dacă formularele utilizate ale documentelor contabile primare nu sunt aprobate de către șef, atunci în cazul unei inspecții, inspectorii pot considera că documentele au fost întocmite într-o formă nespecificată, adică cu încălcarea legii și, în consecință, nu sunt baza pentru acceptarea cheltuielilor.

Forme auto-elaborate ale documentelor contabile primare

• Când dezvoltați propriile formulare de documente contabile primare, sunt posibile două opțiuni:
• formă dezvoltată complet independent;

un formular dezvoltat pe baza unui formular unificat existent (de exemplu, prin eliminarea sau adăugarea de detalii). În orice caz, forma rezultată a documentului contabil primar trebuie să conțină următoarele: detaliile necesare

• , stabilit prin Partea 2 a art. 9 din Legea nr.402-FZ:
• denumirea și data întocmirii documentului;
• denumirea entității economice care a întocmit documentul;
• continutul faptului vietii economice;
• valoarea măsurării naturale și (sau) monetare a unui fapt de viață economică, indicând unitățile de măsură;

semnăturile, prenumele (cu inițiale), precum și funcțiile persoanelor care au efectuat tranzacția, operațiunea și responsabilii de executarea acesteia, sau persoanele responsabile cu executarea evenimentului realizat. Lista persoanelor autorizate să semneze documentele contabile primare, precum și formularele documentelor, trebuie aprobate de către manager.!

Vă rugăm să rețineți: lista detaliilor necesare poate fi extinsăîn conformitate cu alte reglementări. De exemplu, o scrisoare de transport trebuie să conțină în mod necesar următoarele detalii (clauza 3 din Ordinul Ministerului Transporturilor din Rusia din 18 septembrie 2008 nr. 152):

• denumirea și numărul foii de parcurs;
• informatii despre perioada de valabilitate a foii de parcurs;
• informații despre proprietarul (deținătorul) vehiculului;
• informații despre vehicul;
• informații despre șofer.

Astfel, elaborarea propriilor forme de documente contabile primare necesită cunoașterea aprofundată și analizarea legislației în vigoare. Prin urmare, în unele cazuri este de preferat să folosiți forme gata făcute. De exemplu, forma unui document de transfer universal recomandat de Serviciul Fiscal Federal al Federației Ruse (Scrisoarea din 21 octombrie 2013 nr. ММВ-20-3/96@). Acest document combină detaliile documentului contabil primar pentru transferul bunurilor materiale, precum și detaliile facturii și, prin urmare, poate fi folosit atât în ​​scopuri contabile, cât și în contabilitate fiscală (în scopul calculării TVA-ului). Pe lângă documentul de transfer universal, Serviciul Fiscal Federal al Rusiei a dezvoltat, de asemenea, o formă recomandată a unui document de ajustare universal, care este întocmit în cazul unei modificări a costului de livrare după expediere (Scrisoarea nr. ММВ-20 -15/86@ din 17.10.2014). Faptul că organizația a decis să utilizeze formularele UPD și UCD trebuie consacrat în politica contabilă sau într-o comandă separată a managerului.

Forme unificate

Legea nr. 402-FZ nu conține o cerință obligatorie de utilizare a formelor unificate de documente contabile primare, dar, în același timp, nu conține o interdicție a utilizării acestora. Prin urmare, o entitate economică are dreptul de a utiliza forme unificate ale acelor documente pentru care sunt stabilite. Utilizarea formularelor unificate are o serie de avantaje:

• formularele unificate sunt familiare majorității contrapărților, astfel încât utilizarea lor va evita întrebările și neînțelegerile la procesarea tranzacțiilor;
• Software-ul de contabilitate se concentrează de obicei pe utilizarea formularelor standardizate. Implementarea formularelor dezvoltate independent va necesita costuri suplimentare pentru crearea programelor.

În plus, înlocuirea tuturor formularelor unificate cu unele dezvoltate independent este riscantă, deoarece formele documentelor contabile primare stabilite de organismele autorizate în conformitate cu legile federale și pe baza acestora sunt încă obligatorii pentru utilizare (Informații ale Ministerului Finanțelor al Federației Ruse nr. . PZ-10/2012 la Legea federală nr. 402-FZ). Astfel de documente includ, de exemplu, documentele de înregistrare. Directiva Băncii Rusiei din 11 martie 2014 nr. 3210-U „Cu privire la procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar de către persoane juridice și procedura simplificată pentru efectuarea tranzacțiilor în numerar de către întreprinzătorii individuali și întreprinderile mici” prevede utilizarea următoarelor unificate forme:

• comenzi de numerar primite și ieșite (formulare nr. KO-1 și KO-2);
• carnet de casă (formular nr. KO-4);
• cartea de contabilitate a fondurilor acceptate si emise de casier (formular nr. KO-5);
• extrase de decontare si plata (formulare nr. T-49 si T-53).

Astfel, tranzacțiile cu numerar trebuie formalizate cu documente întocmite conform formularelor unificate aprobate prin Rezoluții ale Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 18 august 1998 nr. 88, din 5 ianuarie 2004 nr. 1.

O atenție deosebită trebuie acordată la elaborarea documentelor de personal, precum și a documentelor privind contabilitatea și plata muncii și, dacă este posibil, utilizarea formelor unificate ale acestor documente. Acest lucru se datorează faptului că documentele de personal și documentele contabile de muncă trebuie să îndeplinească cerințele legislației muncii, care nu coincid întotdeauna cu cerințele Legii nr. 402-FZ: pornind de la alcătuirea detaliilor (de exemplu, un timp foaie, cartea personală a unui angajat etc. .) și se termină cu forma documentului (Codul Muncii al Federației Ruse nu prevede întocmirea documentelor de personal în formă electronică).

Deci, în acest articol ne-am amintit importanța documentelor contabile primare pentru contabilitate și contabilitate fiscală și, de asemenea, ne-am asigurat că, în cazul documentelor primare, „forma contează”. Pentru a rezuma, să formulăm încă o dată pe scurt concluziile principale:

• Fiecare fapt al vieții economice trebuie documentat într-un document contabil primar.

• Forma documentului contabil primar trebuie să conțină detaliile obligatorii stabilite de Legea nr. 402-FZ, iar în unele cazuri - detalii stabilite prin alte reglementări.

• Formularele documentelor contabile primare utilizate trebuie să fie aprobate de manager în politica contabilă sau într-o ordine separată - aceasta se aplică atât formelor dezvoltate independent, cât și celor unificate.

Ti se pare util si interesant articolul? distribuie cu colegii de pe rețelele de socializare!

Mai sunt intrebari - intreaba-i in comentariile articolului!

Cadrul de reglementare

1. Codul fiscal al Federației Ruse
2. Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse
3. Legea federală din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate”
4. Legea federală nr. 82-FZ din 04.06.2015 „Cu privire la modificările aduse anumitor acte legislative ale Federației Ruse privind eliminarea sigiliului obligatoriu al companiilor comerciale”
5. Directiva Băncii Rusiei din 11 martie 2014 nr. 3210-U „Cu privire la procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar de către persoane juridice și procedura simplificată pentru efectuarea tranzacțiilor în numerar de către antreprenorii individuali și întreprinderile mici”
6. Ordinul Ministerului Transporturilor al Federației Ruse din 18 septembrie 2008 nr. 152 „Cu privire la aprobarea detaliilor obligatorii și procedura de completare a documentelor de parcurs”
7. Informații ale Ministerului de Finanțe al Rusiei nr. PZ-10/2012 „Cu privire la intrarea în vigoare la 1 ianuarie 2013 a Legii federale din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate”
8. Scrisori de la Serviciul Fiscal Federal al Federației Ruse

• din 21 octombrie 2013 Nr. ММВ-20-3/96@
• din data de 17.10.2014 Nr. ММВ-20-15/86@

Aflați cum să citiți textele oficiale ale acestor documente în secțiune

♦ Categorie: , .

Toate tranzacțiile comerciale trebuie efectuate cu pregătirea documentelor primare pe baza cărora se efectuează contabilitatea.

Documentele contabile sunt clasificate după mai multe criterii:

cu programare;

prin volumul tranzacțiilor reflectate în acestea;

după metoda de utilizare;

după numărul de tranzacții luate în considerare;

la locul de compilare;

conform metodei de umplere.

Documentele contabile pot fi împărțite în grupuri în funcție de scopul lor:

LA organizatoric-administrativ documentele includ ordine, instrucțiuni, instrucțiuni, împuterniciri etc. Aceste documente conțin o comandă, o permisiune, o instrucțiune sau dreptul de a efectua o tranzacție comercială.

Informațiile conținute în aceste documente nu sunt înscrise în registrele contabile, deoarece acestea nu reflectă însuși faptul tranzacției. LAachitare(executiv)

documentele includ facturi, cerințe, comenzi de primire, certificate de acceptare etc. Documentele justificative sunt intocmite la momentul tranzactiei, reflectand executarea acesteia, si reprezinta o sursa de informatii contabile primare sau prima etapa a procesului contabil. Informațiile conținute în acestea sunt înscrise în registrele contabile. Există o serie de documente care combină caracterul de autorizare și exculpatoria astfel de documente sunt clasificate ca

combinate completate de un contabil pentru a justifica înregistrări care nu au alte dovezi documentare. Acestea sunt diverse calcule și certificate care joacă un rol de susținere și sunt întocmite pentru a facilita și grăbi activitatea departamentului de contabilitate (certificat al departamentului de contabilitate pentru inversarea unei înregistrări greșite; repartizarea profitului întreprinderii, producție generală, afaceri generale, neproducție; cheltuieli etc.). Informațiile din astfel de documente sunt, de asemenea, trecute în registrele contabile.

Forme unificate ale documentației contabile primare

În conformitate cu Legea contabilității și Decretul Guvernului Federației Ruse din 8 iulie 1997 nr. 835 „Cu privire la documentele contabile primare”, Comitetul de Stat de Statistică al Federației Ruse, în acord cu Ministerul Finanțelor al Rusiei Federația și Ministerul Economiei al Federației Ruse aprobă albume de forme unificate ale documentației contabile primare.

Utilizarea formelor unificate de documentație contabilă primară este reglementată de Reglementările privind contabilitatea și raportarea din Federația Rusă.

Documentele primare sunt acceptate pentru contabilitate dacă sunt întocmite conform unor formulare unificate aprobate de Comitetul de Stat de Statistică al Federației Ruse. Unificarea formelor de documentație contabilă primară are o importanță deosebită pentru îmbunătățirea contabilității, întrucât stabilește și consolidează cerințe uniforme pentru documentarea activităților economice ale organizațiilor, sistematizează contabilitatea, exclude din circulație formele învechite și arbitrare și promovează organizarea rațională a contabilității.

Comitetul de Stat de Statistică al Rusiei, după caz, face modificări și completări la formele unificate ale documentației contabile primare și asigură, de asemenea, dezvoltarea ulterioară a formelor unificate de documentație contabilă primară.

Formele documentelor unificate sunt adaptate pentru contabilitate în condiții de prelucrare mecanizată a datelor contabile, precum și pentru prelucrarea manuală Detaliile duplicate sunt excluse în formulare, zonele de localizare a indicatorilor supuși prelucrării la mașină sunt conturate cu linii groase, formate de formulare. sunt utilizate în conformitate cu GOST 9327-60 - A3 ( 297 x 420); A4 (210 x 297); A5 (148 x 210) Formatele formularelor indicate în albumele de formulare unificate sunt recomandate și se pot modifica.

Fiecăruia dintre formulare i se atribuie o denumire de cod în conformitate cu Clasificatorul pentru toate uniunile de documente de management (OKUD), care este indicată ca o cerință separată în colțul din dreapta sus al formularului.

Dacă este necesar, organizația poate introduce detalii suplimentare în formularele unificate. În acest caz, toate detaliile formelor unificate ale documentației contabile primare aprobate de Comitetul de Stat de Statistică al Rusiei trebuie lăsate neschimbate, iar cerințele standardelor pentru structura și proiectarea lor trebuie să fie îndeplinite. Eliminarea detaliilor individuale din formularele unificate nu este permisă. Modificările efectuate trebuie să fie documentate în documentul organizatoric și administrativ relevant al organizației.

Documentele, a căror formă nu este prevăzută în aceste albume, trebuie aprobate în ordinea privind politica contabilă a întreprinderii și trebuie să conțină următoarele detalii obligatorii:

denumirea documentului (formular);

codul formularului;

data întocmirii;

indicatori de tranzacții comerciale (în termeni fizici și monetari);

numele funcțiilor persoanelor responsabile cu efectuarea tranzacțiilor comerciale și corectitudinea executării acesteia;

semnăturile personale și stenogramele lor.

Formularele acestor documente pot fi un apendice separat la politica contabilă a organizației pentru anul corespunzător și aprobate printr-un ordin (instrucțiune) separat al șefului organizației.

Documentele contabile primare sunt importante atât în ​​materie de contabilitate, cât și în determinarea volumului obligațiilor fiscale. Este important ca specialistul companiei responsabil cu intocmirea documentelor contabile primare sa inteleaga clar continutul si formele unor astfel de documente, precum si sa cunoasca specificul mentinerii registrelor contabile.

Rolul documentului primar în contabilitate

Documentele primare sunt documente cu ajutorul cărora societatea formalizează evenimentele economice care au avut loc la întreprindere (clauza 1, articolul 9 din Legea „Cu privire la contabilitate” din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ).

Primul lucru pe care contabilii oricărei organizații ar trebui să îl înțeleagă clar este că astăzi nu există o listă obligatorie specifică de formulare pentru documentele contabile primare. Orice companie stabilește pentru ea însăși formele documentelor primare în funcție de scopul utilizării acestora.

Cu toate acestea, pentru astfel de documente este stabilită legal o listă de detalii obligatorii (clauza 2, articolul 9 din Legea nr. 402-FZ).

IMPORTANT! Formularele utilizate în contabilitate trebuie să fie fixate în politica contabilă a organizației (clauza 4 din PBU 21/2008, aprobată prin ordin al Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 6 octombrie 2008 nr. 106n).

Lista posibilelor documente contabile primare

Lista documentelor contabile primare în perioada 2018-2019 poate fi următoarea:

1. Lista de ambalare. Acesta este un document care reflectă lista articolelor de inventar transferate. Factura se emite in 2 exemplare si contine informatii care se reflecta ulterior in factura. Factura este semnată de reprezentanții ambelor părți implicate în tranzacție și certificată printr-un sigiliu (dacă firma o folosește în practica sa).

1. Certificat de acceptare. Se intocmeste la finalizarea anumitor lucrari (servicii) pentru a confirma ca rezultatul lucrarii indeplineste cerintele initiale ale contractului.

Vezi o mostră a unui astfel de act.

1. Documente primare pentru plata salariilor personalului (de exemplu, fișe de plată).

Pentru mai multe informații despre aceste afirmații, consultați articolul „Eșantion de completare a extrasului de plată T 49” .

1. Documente legate de prezența mijloacelor fixe - aici compania poate întocmi o astfel de documentație din lista documentelor contabile primare:

• Certificat de acceptare și transfer al mijloacelor fixe în formularul OS-1 - la primirea sau eliminarea unui obiect care nu are legătură cu clădiri sau structuri.

Pentru mai multe informații despre acest act, consultați materialul „Formular unificat nr. OS-1 - Certificat de acceptare și transfer de mijloace fixe” .

• Dacă mijlocul fix este o clădire sau o structură, atunci primirea sau cedarea acestuia se formalizează printr-un act în forma OS-1a.

Pentru mai multe detalii, vezi articolul „Formular unificat nr. OS-1a - formular și eșantion” .

• Radierea unui activ este formalizată printr-un act în forma OS-4.

Pentru mai multe detalii, vezi materialul „Formular unificat nr. OS-4 - Act privind scoaterea din funcțiune a unui activ” .

• Dacă este necesară documentarea faptului inventarierii efectuate, se întocmește o listă de inventariere a mijloacelor fixe în formularul INV-1.

Pentru mai multe informații despre un astfel de document primar, consultați articolul „Formular unificat nr. INV-1 - formular și eșantion” .

• Dacă inventarul a fost efectuat în legătură cu imobilizări necorporale, atunci inventarul va fi întocmit conform formularului INV-1a.

Pentru mai multe informații, consultați materialul „Formular unificat nr. INV-1a - formular și eșantion” .

1. Un grup separat de documente primare sunt documentele de numerar. Acestea includ, în special, următoarea listă de documente contabile primare pentru 2018-2019:

• Chitanță comandă numerar.

Pentru mai multe informații despre compilarea sa, consultați articolul „Cum se completează o comandă de primire în numerar (PKO)?” .

• Comandă în numerar pentru cheltuieli.

1. Ordin de plata.

Citiți despre regulile pentru pregătirea acestui document.

1. Raport în avans.

1. Acțiunea de a compensa pretențiile reciproce.

Citiți despre specificul utilizării acestui document.

1. Certificat contabil.

Pentru informații despre principiile proiectării sale, consultați materialul „Certificat contabil de corectare a erorilor - eșantion”.

Lista de mai sus nu epuizează întregul domeniu de aplicare al documentelor primare utilizate în contabilitate și poate fi extinsă în funcție de caracteristicile contabilității efectuate în fiecare organizație specifică.

IMPORTANT! Nu sunt documente contabile primare din lista 2018-2019 - lista a fost propusă mai sus:

• Acord. Acesta este un document care stipulează drepturile, obligațiile și responsabilitățile părților implicate în tranzacție, termenii și procedura de decontare, condiții speciale etc. Datele sale sunt folosite la organizarea contabilității pentru analiza decontărilor cu contrapărțile, dar el însuși. nu genereaza tranzactii contabile.
• Verifica. Acest document reflectă suma pe care cumpărătorul este de acord să o plătească acceptând termenii furnizorului. Factura poate conține informații suplimentare despre condițiile tranzacției (termeni, proceduri de plată și livrare etc.), adică completează contractul.
• Factura. Acest document este întocmit în scopuri fiscale, deoarece pe baza lui cumpărătorii acceptă pentru deducere sumele de TVA prezentate de furnizori (clauza 1 a articolului 169 din Codul fiscal al Federației Ruse). Astfel, în lipsa altor documente care caracterizează o anumită tranzacție, va fi imposibil să se confirme cheltuielile pentru această tranzacție cu o factură (scrisoare a Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 25 iunie 2007 nr. 03-03-06/ 1/392, Serviciul Fiscal Federal din 31 martie 2006 Nr. 02-3 -08/31, rezoluție Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Siberiei de Est din 19 aprilie 2006 Nr. A78-4606/05-S2-20/ 317-F02-1135/06-S1).

Trebuie avut în vedere faptul că formele unificate ale documentelor contabile primare prezentate în listă nu sunt obligatorii pentru utilizare, deoarece din 2013 (după adoptarea Legii nr. 402-FZ), formele de astfel de formulare pot fi dezvoltate independent. Dar, în majoritatea cazurilor, acestea continuă să fie folosite. Prin urmare, în perioada 2018-2019, lista formelor unificate de documente contabile primare cuprinse în rezoluțiile Comitetului de Stat pentru Statistică continuă să rămână relevantă.

Ce informații ar trebui să conțină formularele documentelor primare?

În ciuda faptului că în prezent nu există documente primare obligatorii pentru toate formele, legiuitorul a stabilit cerințe pentru conținutul unor astfel de documente. Lista detaliilor obligatorii care trebuie să fie cuprinse în fiecare document primar este dată în paragraful 2 al art. 9 din Legea nr.402-FZ. Acestea sunt, în special:

• titlul documentului;
• data la care a fost întocmit un astfel de document;
• informații despre persoana care a întocmit documentul (numele companiei sau al antreprenorului individual);
• esența faptului vieții economice care a fost formalizat prin acest document;
• caracteristici monetare, numerice, măsuri ale evenimentului care a avut loc (de exemplu, în ce volum, în ce unități și pentru ce sumă au fost vândute produsele clienților);
• informații despre specialiștii responsabili care au documentat evenimentul, precum și semnăturile acestor specialiști.

Documente primare și registre contabile

Cum pot fi clasificate documentele contabile primare?

În cazul în care documentul primar a fost eliberat de compania însăși, atunci acesta poate aparține fie grupului de interne, fie grupului de extern. Un document care se întocmește în cadrul companiei și își extinde efectul asupra firmei compilatoare este un document primar intern. Dacă documentul a fost primit din exterior (sau compilat de companie și eliberat în exterior), atunci va fi un document primar extern.

Documentele interne ale companiei sunt împărțite în următoarele categorii:

• Documentele administrative primare sunt acelea prin care o companie dă comenzi oricărei unități structurale sau angajaților săi. Această categorie include comenzile companiei, instrucțiunile etc.
• Documente primare executive. În ele, compania reflectă faptul că a avut loc un anumit eveniment economic.
• Documente contabile. Cu ajutorul lor, compania sistematizează și rezumă informațiile conținute în alte documente administrative și justificative.

După ce un eveniment de afaceri a fost documentat ca document primar, este necesar ca evenimentul să fie reflectat în registrele contabile. Ei, de fapt, sunt purtători de informații ordonate, acumulează și distribuie caracteristicile și indicatorii tranzacțiilor comerciale.

Următoarele registre se disting prin aspectul lor:

• cărți;
• carduri;
• cearșafuri gratuite.

Pe baza metodei de menținere a registrului, se disting următoarele grupuri:

• Registrele cronologice. Ei înregistrează evenimentele care s-au petrecut secvenţial - de la primul până la ultimul.
• Registre sistematice. În acestea, compania clasifică tranzacțiile finalizate după conținutul economic (de exemplu, un registru de numerar).
• Registre combinate.

După criteriul conținutului informațiilor reflectate în registre, se disting următoarele:

• registre sintetice (de exemplu, o comandă de jurnal);
• registre analitice (statul de plată);
• registre combinate, în contextul cărora societatea efectuează atât contabilitate sintetică, cât și contabilitate analitică.

Pentru mai multe informații despre registrele contabile, consultați articolul „Registre contabile (formulare, mostre)” .

Rezultate

În prezent, nu există formulare și liste obligatorii de documente contabile primare: orice entitate comercială are dreptul de a determina în mod independent pentru sine formele documentelor primare pe care le va folosi în activitățile sale.

În același timp, cele mai comune documente contabile primare sunt cele care au analogi între formularele unificate aprobate de Comitetul de Stat pentru Statistică.

După întocmirea documentului primar, este necesar să se transfere informații din acesta în registrul contabil.

Fiecare contabil ar trebui să știe ce documente aparțin documentelor primare. Acest lucru se datorează faptului că această documentație stă la baza contabilității. Ele dovedesc faptul de a efectua tranzactii comerciale. Un specialist în contabilitate începător trebuie să înțeleagă ce este, de ce sunt necesare documente primare, cum să le compilați și să le stocați. În caz contrar, problemele cu autoritățile de reglementare nu pot fi evitate.

Persoanele juridice și întreprinzătorii privați își pot transfera fonduri între ele numai pe baza anumitor documentații primare. Se presupune că raportul primar este întocmit chiar înainte de a avea loc o tranzacție comercială, însă legislația nu exclude posibilitatea întocmirii acestuia după finalizarea tranzacției, totuși trebuie să existe motive temeinice pentru aceasta.

Atât documentele contabile primare, cât și cele sumare trebuie să includă următoarele detalii: denumirea formularului; data și locul în care a fost întocmit; numele complet al companiei care l-a pregătit; ce conturi sunt folosite pentru a transfera fonduri; numele complet al funcționarului responsabil etc.

De ce sunt necesare?

Documentele primare (PD) sunt o componentă obligatorie a contabilității. Acestea sunt compilate în timpul tranzacțiilor comerciale și servesc drept dovadă că astfel de tranzacții au fost finalizate. La efectuarea unei tranzacții, poate fi implicat un număr diferit de documente primare: depinde de specificul implementării acesteia.

Lista operațiunilor care trebuie efectuate în timpul tranzacției:

1. Semnarea unui contract cu destinatarul. Dacă este permanent, puteți semna un acord pentru mai multe tranzacții, cu toate acestea, în acest caz, merită să discutați imediat despre momentul lucrării, succesiunea tranzacțiilor de decontare și alte nuanțe.
2. Emitere facturi pentru plata.
3. Plata directă, a cărei confirmare este o chitanță de numerar (sau chitanță de vânzare), dacă vorbim de plată în numerar, sau carduri de plată, dacă banii sunt transferați prin transfer bancar.
4. Când mărfurile sunt expediate, antreprenorul dă factura clientului.
5. După prestarea integrală a serviciilor, antreprenorul trebuie să primească un certificat de finalizare de la client

Tipuri existente

Există 6 tipuri principale de contabilitate PD, care sunt utilizate cel mai des atunci când se efectuează diferite tranzacții:

Contracta	Contractul stabilește drepturile și obligațiile părților la tranzacție. Contractul poate fi întocmit pentru prestarea de servicii sau vânzarea de bunuri. Codul civil nu exclude posibilitatea încheierii unui contract oral, dar trebuie amintit că doar un document semnat de două părți poate proteja drepturile și interesele părții vătămate într-un organ judiciar în cazul apariției oricăror probleme, inclusiv neîndeplinirea obligațiilor de către cealaltă parte.
Oferta de facturare	Acest document indică cât trebuie să plătească clientul pentru a primi servicii sau pentru a lucra. La efectuarea plății, aceasta înseamnă că clientul este de acord cu condițiile propuse de antreprenor. Nu există un formular specific pentru acest document, așa că formatul acestuia poate varia între furnizori. Cu toate acestea, trebuie să rețineți că documentul trebuie să conțină titlul documentului în sine; detalii de plată; denumirea bunurilor și serviciilor, precum și costul acestora. Îl poți pregăti în programul 1C. Factura nu are valoare din punct de vedere al contabilității și raportării către autoritățile de reglementare, înregistrează doar prețul stabilit de vânzător. Nu este necesar să puneți ștampilă și semnătură pe ea, dar dacă compania dorește să fie în siguranță și să se protejeze, este mai bine să o facă. În cazul în care sunt încălcate interese sau drepturi ale cumpărătorului, acesta are dreptul de a cere vânzătorului returnarea fondurilor transferate.
Documentatie de plata	Aceasta este o confirmare a faptului ca clientul a platit factura emisa de producator. Există diverse tipuri de astfel de documente: cereri de plată, comenzi și cecuri, formulare stricte de raportare.
Lista de ambalare	Aplicabil în cazurile în care trebuie să formalizați o tranzacție de cumpărare și vânzare de active materiale. Această lucrare trebuie pregătită în două exemplare. Vânzătorul are nevoie de el pentru a afișa vânzarea, iar cumpărătorul are nevoie de el pentru a valorifica bunurile primite. Informațiile din bonul de livrare și din factură trebuie să se potrivească complet. Sigiliul vânzătorului și al cumpărătorului trebuie să fie pe acest document.
Act privind prestarea muncii sau prestarea de servicii	Document față-verso. Ea confirmă nu numai faptul lucrării efectuate, ci și prețul care a fost plătit pentru produs sau serviciu. Această lucrare servește și ca dovadă că părțile și-au îndeplinit pe deplin obligațiile reciproce și nu au pretenții reciproce.
Factura	Un document important este, cu ajutorul căruia se pune baza pentru acceptarea sumelor de TVA depuse spre deducere. Evident, acest document este foarte important pentru acele structuri care sunt plătitoare de TVA.

Lista documentelor contabile primare

Deci, lista documentației contabile primare arată astfel:

Acord	Incheiat cu clientul in scris. Este important de spus că legea nu interzice forma orală a unui astfel de contract, totuși, părțile preferă să consemneze drepturile și obligațiile prevăzute în acord pe hârtie;
Verifica	Conține detalii pentru efectuarea plății și numele bunurilor care sunt achiziționate.
Chitanță (chitanță de vânzări sau de numerar) sau formular de raportare strictă	Eliberat dacă este plătit în numerar. În cazul plății fără numerar, cumpărătorul de bunuri sau servicii rămâne cu un document de plată certificat de structura bancară ca confirmare a plății.
Factura	Eliberat în momentul expedierii mărfii.
Act de prestare de servicii sau de prestare a muncii	Furnizat după ce serviciile au fost furnizate în întregime.

Definiția conceptului de „document contabil primar” este dată de articolul 60-1 din Codul fiscal rus: documentele primare sunt dovezi documentate că o tranzacție a fost finalizată sau că există un eveniment care dă dreptul de a o efectua. Astfel de documente pot fi în formă de hârtie sau pe suport electronic. Contabilitatea se face pe baza unei astfel de documentații.

Articolul 60-2 prevede formele acestor documente și cerințele pentru executarea acestora.

Un alt act de reglementare care definește documentația primară și, de asemenea, definește formele acesteia este legea contabilității și raportării financiare.

Rusia este o țară în care legislația privind contabilitatea și plata impozitelor se modifică periodic. Având în vedere faptul că formularele pot fi modificate sau completate, trebuie să urmăriți ce modificări sunt aprobate de diferite agenții guvernamentale, inclusiv de Ministerul Finanțelor. De exemplu, la începutul anului 2019 a fost aprobată forma unui certificat contabil, care anterior avea formă liberă.

Codul contravențiilor administrative prevede o serie de sancțiuni pentru absența documentelor primare într-o organizație, acestea sunt definite în articolul 276 din Cod.

Instructiuni generale de utilizare

PD stau la baza inceperii contabilitatii pentru anumite tranzactii si efectuarii inscrierilor in registrul contabil. Un astfel de document acționează ca o dovadă scrisă a faptului că o tranzacție comercială a fost finalizată.

Acele documente contabile primare, ale căror formulare nu sunt aprobate oficial, sunt aprobate de șeful organizației, emitând un ordin corespunzător. Acestea trebuie să conțină toate detaliile obligatorii cerute de lege.

O astfel de documentație trebuie întocmită pe hârtie și susținută de semnătura persoanei care a întocmit documentul. Dacă se utilizează un document electronic, acesta trebuie semnat cu o semnătură electronică.

Formele unificate de PD nu sunt obligatorii pentru utilizare. Excepție fac documentele de numerar care sunt aprobate de structurile autorizate.

Formularul PD trebuie să conțină următoarele date obligatorii:

• denumirea documentului;
• data exactă a operațiunii;
• in ce consta operatiunea economica din punct de vedere fizic si valoric;
• denumirea structurii care compune documentul;
• informații despre persoanele care răspund de asigurarea faptului că documentul este executat corect.

Astfel de documente sunt împărțite în următoarele grupuri:

• contabilitatea salariilor;
• contabilizarea tranzacțiilor efectuate în numerar;
• contabilitatea mijloacelor fixe;
• contabilitatea lucrarilor de constructii si reparatii.

Reguli de umplere

Documentele de raportare ar trebui să fie pregătite cu grijă și clar.

Reguli de bază:

• Este permisă folosirea pixurilor cu bilă și cu cerneală, puteți folosi computere și o mașină de scris;
• o astfel de documentație trebuie întocmită în momentul în care tranzacția tocmai este planificată;
• este permisă întocmirea documentelor după operațiune, dacă există motive obiective pentru aceasta;
• documentul reflectă toate detaliile posibile;
• Dacă lipsește vreo informație, pot fi adăugate liniuțe.

În 2019, se utilizează formulare standard pentru pregătirea PD. Documentele sunt împărțite în externe și interne.

Prima organizație primește din exterior: de la agenții guvernamentale, organizații superioare, structuri bancare, autorități fiscale etc. Exemple de documente externe: facturi, ordine de plată sau creanțe. În ceea ce privește documentele interne, acestea sunt întocmite direct în organizație.

Dacă documentul este completat incorect, organizația va avea dificultăți în determinarea bazei de impozitare, iar acest lucru poate duce la dezacorduri cu serviciul fiscal.

Corectarea conținutului

Se întâmplă ca până și un contabil cu experiență care a întocmit un document de mai multe ori să greșească. Este posibil să o corectați doar atunci când documentul nu a fost reflectat în contabilitate, adică nu a fost înregistrat. Trebuie să ne amintim că efectuarea de corecții folosind un accident vascular cerebral este inacceptabilă.

Puteți utiliza doar următoarele trei metode:

• intrare suplimentară;
• metoda inversării;
• metoda corecturii.

Acesta din urmă se aplică atunci când s-a făcut o eroare în registrul contabil, dar nu afectează corespondența conturilor. Această metodă este adecvată pentru utilizare înainte de întocmirea bilanţului. În acest caz, numărul incorect sau alt semn trebuie tăiat cu o linie subțire, iar în dreptul acestuia trebuie indicată valoarea corectă. Pe lateral indicați „credere corectată” și puneți data și semnătura.

O intrare suplimentară ar fi adecvată dacă valoarea tranzacției efectuate ar fi subestimată.

Metoda inversării implică corectarea unei intrări incorecte folosind un număr negativ. Numărul greșit este indicat cu cerneală roșie și se face imediat introducerea corectă, care este scrisă în culoare normală.

Precizări despre raportul de reconciliere

Actele de reconciliere nu se referă legal la documentele primare și, prin urmare, nu sunt reglementate de documente de reglementare. Acestea afișează decontări reciproce efectuate pe o anumită perioadă între firme care au statut de persoană juridică, sau întreprinzători individuali.

Acest tip de document este utilizat la inițiativa contabililor, deoarece cu ajutorul acestuia este posibil să se rezolve o serie de probleme controversate, care protejează interesele organizației.

În ce cazuri este important să se întocmească un raport de reconciliere:

• atunci când vânzătorul oferă o gamă largă de bunuri;
• în cazul acordării unei amânări de plată;
• dacă prețul produsului este mare;
• dacă există o relaţie între părţi de natură regulată.

Acest document poate fi utilizat în instanță în cazul unei situații controversate între părți.

Perioada de valabilitate

Prevederea de stocare a documentației primare este consacrată la nivel legislativ.

Sunt furnizați termeni de stocare diferiți pentru diferite tipuri de documente:

Timp de un an	Este necesar să se păstreze corespondența cu autoritățile de reglementare cu privire la termenii de depunere a documentației de raportare.
Cel puțin 5 ani	Se stochează documentația de numerar și documentele precum bilanțul trimestrului, raportul organizației cu o notă explicativă a trimestrului; proces-verbal al ședinței privind adoptarea bilanțului trimestrial; documentația primară și cartea de casă; documente privind contabilitatea sistemică și nesistemică și altele.
Cel puțin 10 ani	Bilanțul anual, lista de inventar, balanța de transfer, balanța de separare, balanța de lichidare și alte documente trebuie păstrate.
Cel puțin 75 de ani	Contul personal al fiecărui angajat și fișele de salariu sunt salvate.