В трудовой книжке зафиксирована практически вся профессиональная жизнь работника. Ошибки при её заполнении способны привести к потере страхового или специального стажа, который в некоторых случаях имеет важное значение.

Если подобное случится, человеку придётся потратить на восстановление документов время и значительные усилия. Чтобы этого не произошло, необходимо хорошо знать правила заполнения документа и, по возможности, самостоятельно контролировать правильность записей.

Что это такое и когда нужно применять?

Когда профессиональная жизнь проходит активно и разнообразно, рано или поздно трудовая книжка (ТК) может закончиться. В неё могут вноситься не только записи о приёме или увольнении с работы, но и следующие:

1. Внутренние переводы.
2. Внешние переводы.
3. Поощрения, которые положено заносить в персональный документ работника.
4. Другие записи.

Когда место в книжице заканчивается, возникает вопрос о том, что делать с этим в дальнейшем. Законодательство не предусматривает ведение второго или третьего тома документа . Для данной ситуации предусмотрено использование специального вложения. Он является бланком строгой отчётности, имеющим серию и номер, а также высокий уровень защиты от подделок.

Правила для внесения записей регламентируются инструкцией по заполнению персональных форм учета стажа, которая была введена Постановлением от Минтруда №69 . Оно было утверждено 10 октября 2001 года. Этот документ называется «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Как оформить вкладыш?

Когда окончилась книжка, работнику не нужно ничего с этим делать. Процедура оформления осуществляется на предприятии, куда он пришёл работать. Во время приема в коллектив он, в частности, сдаёт свой документ в отдел кадров. Подготовка и подписание пакета документов происходит с его минимальным участием.

Пошаговая инструкция состоит в следующем :

1. Предприятие закупает бланки у специализированной типографии, если это необходимо.
2. Стоимость вкладыша вычитается из зарплаты сотрудника. Предварительно его об этом необходимо уведомить.
3. Хотя строгих правил не существует, вложение, обычно, вставляют между последней страницей и обложкой.
4. Вкладыш необходимо подшить. Для этого шилом проделывают несколько дырок вдоль сгиба. Через них продевают нитку таким образом, чтобы связать её концы наглухо внутри документа. Дырки шилом некоторые делают непосредственно на сгибе, а другие - параллельно ему на пару миллиметров правее.
5. Подклеивать или пломбировать нить, которой прошивался документ, не требуется.
6. После того, как он будет закреплён, заполняется лицевая часть.
7. На первой странице трудовой ставится ясно различимая запись о наличии вложения с указанием его серии и номера.

Любые ошибки при оформлении недопустимы. В этом случае старый экземпляр удаляется и вместо него вставляется новый .

После вклеивания нового бланка заполнение проводится таким же образом, как и раньше.

Заполнение лицевой части

На самой первой странице вкладыша предусмотрено заполнение данных о работнике.

Здесь необходимо внести следующую информацию:

• фамилия, имя, отчество;
• указать имеющееся образование;
• есть специальная графа для указания профессии или специальности;
• пишется дата рождения сотрудника;
• предусмотрена строка для указания даты заполнения;
• в нижней части страницы ставится подпись владельца документа.

В нижней части ставят печать предприятия и подпись лица, которое является ответственным за проведение заполнения.

Нужна ли пометка в основной трудовой о наличии вкладыша?

Поскольку такой бланк является документом строгой отчетности, он имеет серию и номер, а также на нем предусмотрена защита от возможных подделок.

После того, как дополнительное вложение будет подшито и заполнено без ошибок, на начальной странице трудовой наносится отчётливо различимая запись о серии и номере выданного бланка. Формулируют её обычно, начиная с фразы: «Выдан вкладыш». Затем пишут номер, серию и дату заполнения.

Эту запись разрешается делать как вручную, так и с использованием штампа.

Нумерация записей

В статье 66 ТК РФ указано, что книжка является основным способом для того, чтобы удостоверить страховой и профессиональный стаж. В ТК РФ нет упоминания о том, что у одного человека могут быть два и более формуляра с записями о местах работы.

Появление вложения после исчерпания места в первой части трудовой книжки не прерывает логику и последовательность ведения документа. Сквозная нумерация записей продолжает ту, которая была начата с первого дня работы.

Законодательство не предусматривает ведение второй или последующих трудовых книжек после исчерпания предыдущих. Для увеличения места в документе настоятельно рекомендовано использование вкладыша.

Если предположить, что и после этого место в документе закончится, то разрешается подшить следующий бланк. Их общее количество для одного работника законом не ограничивается.

Распространенные ошибки

Несмотря на то, что вклеивание нового приложения не выглядит сложным, на практике могут допускаться ошибки, связанные с неправильным оформлением:

1. Некоторые считают, что обложку необходимо удалить перед тем, как бланк будет подшит. На самом деле его нужно подшивать в том виде, в котором он был получен.
2. Нужно помнить, что неподшитый вкладыш сам по себе юридической силы не имеет. Для его использования он должен быть правильно прикреплён к трудовой книжке .
3. Дата заполнения на новом бланке относится к моменту оформления вкладыша, а не к основной книжке.
4. Возможна ситуация, когда личные данные у сотрудника изменились с того момента, когда оформлялись первые записи. Наиболее часто встречается ситуация, когда у работника другая фамилия. При приеме на работу данные должны быть правильными на момент заполнения бланка. Если они изменились, указывать необходимо те, которые верны в настоящий момент.
5. Некоторые, чтобы получить дополнительное место для записей, вручную исправляют надпись «Сведения о награждениях» на «Сведения о работе» и продолжают на этом месте вносить дальнейшие записи. Так делать не разрешается. В этой ситуации необходимо добавить вкладыш.
6. Не допускается подшивать вместо него новую трудовую книжку. Также нельзя подклеивать отдельные новые листы.

Основные моменты и нюансы заполнения, ведения и учета вкладышей

Хотя часто новый бланк подшивают в конце трудовой, для выбора места нет законодательных ограничений. Некоторые считают, что удобнее прикреплять вложения перед первой страницей сведений о награждениях или в середине трудовой.

При заполнении могут быть допущены ошибки. Если это произойдёт, нужно не вносить исправления, а взять новый вкладыш и заново оформить его. Поэтому удобнее, сначала производить заполнение, а потом подшивать в его книжку.

Возможна ситуация, когда внесен номер последней записи, а места для текста не хватает. В этом случае её можно продолжать на вкладыше таким образом, как будто это просто следующая страница формуляра .

Если уже после оформления документа у сотрудника поменялась фамилия, то исправить её будет необходимо и в самой книжке, и в добавленном вкладыше.

Иногда может возникнуть ситуация, когда, при поступлении в коллектив, печать на новый бланк проставлена не была. Даже если сотрудник уже работает в другом месте и узнаёт об этом, он все же должен вернуться к прежнему нанимателю и проставить оттиск. Однако на новой работе этого делать нельзя. Для оформления нужно обратиться именно к тому работодателю, который занимался подшивкой вложения.

Существует специальная книга для учёта движения трудовых книжек. При её отсутствии на предприятие может быть наложен штраф (в соответствии со статьёй 5.27 КоАП РФ). Она относится к учёту поступления трудовых книжек и их выдачи уволенным сотрудникам. В шестой графе этой книги указывают не только серию и номер самой книжицы, но и данные вкладыша.

Чистые формуляры должны закупаться предприятием. Недопустимо, когда сотрудник предлагает свой чистый бланк.

Не допускаются ошибки именно при первичном заполнении. Однако если они все же закрались при внесении записей, предусмотрен алгоритм их исправления.

В данном случае ошибочную надпись не зачёркивают и не пытаются вытереть. Её оставляют в ошибочном виде. Далее, под следующем номером, указывают, что предыдущую считать недействительной. После вписывается правильная информация.

Заключение

Хотя оформлением бумаг занимается фирма-работодатель, работник должен сам контролировать основные моменты ведения своих персональных данных. Если при внесении записей допускаются ошибки, впоследствии это может привести к некоторым проблемам из-за того, что часть стажа учтена не будет.

Как практически подшить дополнительные страницы к основному документу о наличии профессионального стажа, расскажет автор следующего сюжета.

Трудовая книжка – это главный документ любого работающего гражданина. В каждом ее разделе указываются сведения о карьерных перемещениях: приемы на какую-либо должность, причины увольнения, награждения за успехи в работе и прочее. В том случае, когда разделы, предназначенные для внесения записей о награждениях и работе, заканчиваются, и в них не остается свободного места для новых записей, сотрудник кадрового отдела обязан вшить в трудовую книжку работника вкладыш. Однако не все знают, как сшить вкладыш в трудовую книжку правильно.

Вкладыш хоть и считается документом, но без самой трудовой книжки его не признают действительным. Чтобы вкладыш не потерялся, его необходимо пришить. Прежде чем разобрать этот процесс подробнее, следует напомнить об основных правилах оформления трудовых книжек. Их знание поможет избежать дальнейших проблем не только владельцу документа, но и работодателю, который является ответственным лицом за его ведение и хранение.

Правильное оформление трудовых книжек исключает такие действия, как:

• зачеркивание любых записей в разделах со сведениями о награждениях работника и его трудовой деятельности}
• вшивание или вклеивание чистых листов в трудовую книжку}
• применение других чистых трудовых книжек в качестве вкладышей к основному документу.

Вшивание вкладыша

После того, как в трудовой книжке были заполнены все разделы, работодатель обязан самостоятельно позаботиться об оформлении вкладыша, который является продолжением основного документа. Трудовым кодексом была утверждена форма вкладыша. Использование других бланков запрещено, так как из-за них трудовая книжка сотрудника может быть признана недействительной, и работодатель будет обязан уплатить штраф за неправильное ведение и хранение таких документов.

Прикрепление вкладыша в трудовую книжку состоит из нескольких этапов.

1. Вначале кадровик обязан сделать отметку на титульном листе основного документа «Выдан вкладыш». Возле нее указывается серия и номер вшиваемого вкладыша. Данная надпись может быть сделана вручную или же вместо нее проставляется штамп 10х25 мм с соответствующей отметкой. Указываемые сведения должны совпадать с номером и серией именно того вкладыша, который будет вшиваться в документ. В противном случае он будет недействительным, и все дальнейшие записи о работе не будут учитываться в общий стаж его владельца.
2. Далее следует заполнить титульную страницу вкладыша личными сведениями о работнике. Внесение данной информации должно основываться на документах, предоставленных сотрудником (паспорт и диплом/свидетельство об образовании). Дата заполнения вкладыша должна совпадать с днем его оформления.
3. В завершение следует аккуратно вшить вкладыш в трудовую книжку. Сделать это необходимо своевременно, так как ответственность за то, что вкладыш не вшит в трудовую книжку, лежит на работодателе, и за свою халатность он будет оштрафован.

Основных правил прикрепления вкладыша не существует, однако на практике пришивать его следует так:

• трудовая книжка разворачивается между последним листом и обложкой}
• вкладыш разворачивается посредине}
• шилом или толстой иголкой прокалывается по два отверстия в середине вкладыша и между обложкой и последним листом в трудовой книжке}
• при помощи иголки и плотной нитки белого или черного цвета вкладыш пришивается к основному документу (нитка пропускается сквозь отверстия несколько раз так, чтобы ее концы были внутри вкладыша, а не снаружи трудовой книжки)}
• нитка, скрепляемая трудовую книжку и вкладыш к ней, завязывается на несколько крепких узлов.

Ошибки при вшивании вкладыша

Вшить вкладыш довольно просто, однако это необходимо делать после того, как была правильно проставлена его серия и номер на титульной страничке трудовой книжки.

Иногда кадровики спешат и сразу пришивают вкладыш, а после начинают его заполнять. Это нередко приводит к тому, что в результате сведения вкладыша различаются от данных на титульной страничке основного документа. В связи с этим приходится откреплять вкладыш, делать исправления в трудовой книжке, что само по себе является хлопотным делом.

Если все же сотрудник кадрового отдела поторопился и сделал ошибку, он должен аккуратно при помощи ножниц открепить вкладыш от трудовой книжки. Далее в трудовую книжку вшивается новый, заранее заполненный, вкладыш (без прокалывания дополнительных отверстий) с указанием его серии и номера на титульной странице основного документа. Испорченный вкладыш уничтожается, и по этому факту составляется акт, аналогичный бумаге об уничтожении испорченных трудовых книжек.

Еще одной распространенной ошибкой неопытных кадровиков, которые не знают о том, как вшить вкладыш к трудовой книжке, становится отрывание его обложки. Делать этого нельзя. Это объясняется тем, что бланк вкладыша утвержден законодательством, и любое его видоизменение (удаление обложки, вклеивание или вырывание листов) является незаконным и может послужить причиной для отказа в оформлении пенсионного пособия его владельцу. Вкладыш должен быть пришит к трудовой книжке в том виде, в котором он приобретается.

За первый вкладыш работодатель может потребовать у работника оплату. Если же бланк был испорчен кадровиком, оплата следующего вкладыша не взимается с сотрудника.

Оформление вкладыша к трудовой книжке

Оформляется вкладыш в той организации, которая обнаружила отсутствие свободного места в трудовой книжке и не может внести какую-либо новую запись. Заполнение данного документа ничем не отличается от оформления записей в трудовой книжке, и все отметки делаются в соответствии с Трудовым кодексом. Однако нумерация первой записи во вкладыше должна продолжать нумерацию в основном документе и не может начинаться заново.

Кроме того, как вышить вкладыш в трудовую книжку, кадровый работник должен знать, что титульный листок вкладыша заполняется так же, как и титул в трудовой книжке. Кадровик может просто переписать информацию с основного документа, однако все же желательно придерживаться правил трудового законодательства и потребовать у работника его паспорт и свидетельство об образовании. После оформления титульной странички вкладыша на ней должна быть поставлена фамилия и подпись лица, ответственного за оформление данных документов, и подпись хозяина трудовой книжки. Заполненный вкладыш вносится в книгу учета трудовых книжек с указанием его номера и серии.

Что делать, когда окончатся строки для внесения записей в трудовую книжку? Оформить и вшить вкладыш. Разберемся, что это за документ, как его правильно заполнять в 2020 году.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Любой человек может столкнуться с такой проблемой, когда в трудовой книжке уже не будет места для внесения записей. Такая ситуация возникает, если гражданин часто меняет работу.

Куда же вписать информацию новому работодателю? Для этого существует специальный документ – вкладыш.

Основные сведения

Знания о том, что это и где его взять, пригодятся не только специалистам кадровой службы, но и самим работникам.

Ведь трудовая книжка отражает их стаж и нельзя допустить, чтобы при наступлении пенсионного возраста определенное время работы не учитывалось.

Да и заполнять вкладыши в трудовую книжку необходимо правильно. Иначе не избежать волокиты по оформлению документов и восстановлению стажа.

Что это такое

Вкладыш в трудовую книжку представляет собой документ, с помощью которого и далее возможно ведение стажа работника (когда листы в трудовой окончатся).

В данном случае не допустимо:

Единственное правильное решение в данной ситуации – подшить вкладыш в трудовую книжку.

В противном случае специалист отдела кадров нарушит требования законодательства. В результате книжка может считаться недействительной.

Поэтому ИП, руководство юридических лиц, главбухи, руководство отдела кадров или иные уполномоченные лица обязаны следить за тем, чтобы вкладыши были в наличии на предприятии.

Назначение документа

Как только в вашу организацию устраивается новый сотрудник, у которого не осталось места для записей в трудовой книжке, понадобится вкладыш.

Ведь без него отразить принятие человека на работу в его трудовой невозможно. Запись же должна вноситься в течение 5 дней после трудоустройства гражданина, после того, как он вступит в должность ().

Отказать же в приеме лица на работу также нельзя, иначе работодатель должен будет понести ответственность согласно нормам законодательства.

Обязательно делают запись в трудовой «Выдан вкладыш». Выглядит она так:

Фото: обязательная запись в трудовой книжке о кладыше

Применяют также правила №225 от 16 апреля 2003. Условия предоставления вкладыша сотруднику:

• его выдают бесплатно согласно п. 44, 48 Правил;
• выдают при уплате соразмерной компенсации, что не превысит цену бланка – п. 47;

Взимается плата, что равна цене при покупке документа работодателем.

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку, главбух и руководитель предприятия просто обязан знать. Рассмотрим все важные нюансы.

Внешне бланк вкладыша отличается от трудовой книжки:

• Он содержит 36 страниц.
• Его обложка картонная.
• Формат документа – 88*125мм.
• Есть несколько защитных элементов.
• Титульная страничка схожа с титульным листом трудовой книжки.
• Поля вкладыш имеет такие же, как и трудовая.

Как его заполнить?

Стоит придерживаться следующего порядка:

Сначала выдают бланки	Которые приобретаются руководством фирмы, где на момент окончания полей в трудовой книжке работал гражданин. Кадровый работник обязан знать, как оформить выдачу вкладыша в трудовую книжку
Далее оформляют вкладыши	На первом листе отражают данные о сотруднике: его ФИО согласно паспортным данным; дату рождения; образование согласно записям диплома или аттестата; профессию – согласно документации об образовании; дату оформления; ФИО специалиста, который вносит запись; печать и подпись уполномоченного лица. Сведения во вкладыше могут отличаться от тех, что прописаны в трудовой книжке. Это может быть при смене фамилии, получении дополнительного образования и т. п.
Вносятся записи по тем же правилам, что и в трудовой	Нумерация сведений должна быть сквозной – продолжать те, что вписаны в трудовую книжку. То есть, нумерация не начинается с начала, а продолжается. Второй столбик имеет дату внесения записи. Следующий – данные о , . Сокращения слов не допустимы. В четвертом пишут название, дату и номер документы, на основании которого прописывают сведения
Информацию о том, что вкладыш был выдан, прописывают в трудовой книжке	Пишут номер и серию бланка. В законодательстве нет точного описания, как должна располагаться информация о выдаче вкладышей. Обычно она отражается вверху справа
Штамп	Лучше ставить тогда, когда документ уже оформлен
Далее перепроверяют записи	Не должно быть ошибок
Вкладыш прошивается	—

Если будет допущено ошибки или имеет место неправильное заполнение документа, продолжать делать записи нельзя.

Бланки в таком случае подлежат уничтожению согласно специально составленным актам. Если серия и номер уже отражены в трудовой, нужно проставить другой штамп на титульном листе.

Исправлять ошибки стоит, придерживаясь таких правил:

Самые частые ошибки, которые допускаются при заполнении вкладыша:

Не правильно вносятся данные об образовании, ФИО	Возникновение такой ситуации имеет место при оформлении документа со слов сотрудника, а не при переписывании данных из документов. Выход один – уничтожение вкладыша и оформление нового
Не правильно отражаются данные о работе	Неверно указывают дату приема на фирму, не прописывают название компании, нет должности, структурных подразделений, сокращаются слова. Такие ошибки исправляются только по тому месту работы, где запись делали. Новый работодатель может вносить исправления только на основании официальной документации, выданной на предприятии, где была допущена неточность. Делают новую запись на новой строчке с оговоркой о недействительности предыдущей записи
При не поставленном штампе «Выдан вкладыш» документ считается недействительным	При отсутствии штампа в компании запись пишется от руки

Законодательством не ограничивается количество использования бланков вкладышей. Можно вшивать и 2 и три бланка.

Но все номера регистрируют в книжке. Вкладыш является недействительным, если предоставляется без трудовой книжки.

При отсутствии заявления руководство фирмы не может вычесть стоимость бланка из зарплаты. Заявление может иметь произвольную форму и адресуется руководству.

Хотя его могут передать и главбуху или иному уполномоченному работнику. В заявлении выражают просьбу о выдаче бланков вкладышей, а также о вычете их стоимости из заработка.

Видео: оформление трудовой книжки, лекция для кадровиков

Данный документ подшивают в личное дело сотрудника. Отражение любых сведений во вкладыше должно быть корректным и соответствовать требованиям Правил, Инструкций и номенклатурной документации.

Можно применять все требования по ведению трудовых книжек. Оговоримся, что данные на титульных листах трудовой и вкладыша должны совпадать.

Если же они отличаются, необходимо представлять все документы, на основании которых записи делали. Подается свидетельство о браке (если сменено фамилию), дипломы (если вписано другое образование) и т. д.

Быть уверенным в том, что при отражении данных все изменения учтено, позволит заполненная работником анкета.

Кем должен формироваться?

Приобретают бланки вкладышей только компании. Работодатель не может:

• принять от сотрудника чистый вкладыш;
• представлять требование предоставить бланки от работников.

Вкладыши являются бланком строгой отчетности. Их покупают у посредника, что специализируется на продаже подобного товара, что имеет Госзнак Министерства финансов России.

У такого лица должна быть на ведения подобного рода деятельность. Обязательно наличие и сертификата.

Если купить бланки в другом месте, может подняться вопрос о том, что трудовые книжки подделываются. Приобретение осуществляется фирмой в соответствии с договором с распространителем.

Купленные вкладыши должны храниться у бухгалтера или у иного сотрудника, что уполномочен вести трудовые книжки.

Данные о покупке документов вносят в реестр приходно-расходных книг. Далее они передаются под лиц, что ведут записи.

Оформлением и подшивкой вкладышей должны заниматься работники отдела кадров или руководство фирмы.

Как правильно вшить (инструкция)

Когда титульная страница будет заполнена, и вкладыш зарегистрирован, кадровым специалистом документ вшивается в трудовую книжку.

Желательно проведение такой процедуры с готовым вкладышем, иначе придется готовить акты порчи.

В законодательных нормах не прописывается, в каком именно месте вшивается документ. А значит, вы вправе прикрепить его в начале трудовой книжки, в ее средине или в конце.

Проверяющие органы не будут предъявлять претензии по этому поводу. Обычно вкладыши вшивают в конце трудовой – между последним листом и обложкой.

Но удобнее прикреплять бланки в средине, так как в таком случае не понадобятся дополнительные отверстия.

В данном варианте есть такой недостаток – в трудовой книжке будут прерваны старые записи более новыми. Обязательно вшивать документ. Нельзя прикреплять его с помощью скотча, скоб.

Не допустимо также просто вкладывать бланки в трудовую книжку. Выполнение данного требования обеспечит сохранность документа.

Что нужно для прошивания документа:

1. Трудовая книжка.
2. Бланки вкладыша.
3. Иголка с ниткой.
4. Шило и ножницы.
5. Штамп «Вкладыш выдан».

Как вшить бланки:

Оформление вкладыша в трудовую книжку (образец)

Трудовая книжка является основным документом, служащим для подтверждения и определения стажа граждан Российской Федерации. Она используется при расчете и назначении пенсий в России. Указанный формуляр оформляется при первом трудоустройстве физического лица и сопровождает его при всех последующих перемещениях по должностям или местам работы. В результате может возникнуть необходимость оформить вкладыш в трудовую книжку.

Трудовая книжка

Работодателю следует вносить записи в указанное вложение в том же порядке и по тем же правилам, что и в саму трудовую книжку.

Несоблюдение данного предписания, равно как и его игнорирование, может явиться основанием для привлечения соответствующей организации или предпринимателя к ответственности в виде штрафа, размеры которого установлены статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации.

Правила оформления вкладыша в трудовую книжку

Правительство Российской Федерации, утвердив своим Постановлением от 16.04.2003 N 225 Правила ведения трудовых книжек, не разработало детального описания действий по заполнению вкладышей в них.

Отсутствует такой алгоритм и в Инструкции , утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

Не разработан указанными ведомствами и официальный образец заполнения вкладыша в трудовую книжку.

Единственное, что прямо установлено Правительством Российской Федерации в Правилах, это необходимость проставления в трудовой книжке штампа «Выдан вкладыш». Обязательно надо указать на серию и номер бланка выдаваемого документа.

Следует подчеркнуть, что нормами отечественного права не регламентируется место проставления такой отметки. Однако с учетом содержания бланка книжки и обычаев делового оборота видится обоснованным проставление штампа о выдаче вкладыша на внутренней стороне первого листа обложки.

Общее количество вкладышей, которые могут выдаваться к одной трудовой книжке, законодательно не регламентировано. Важно, чтобы все они были оформлены в соответствии с законом и в отношении каждого из них ставился отдельный штамп. По ссылке доступен для скачивания образец того, как оформить вкладыш в трудовую книжку.

При заполнении вкладыша нумерация записей в нем должна продолжать порядковые номера в трудовой книжке. Данное предписание следует из пункта 11 Правил , утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225.

На титульном листе вкладыша следует заполнить все графы и проставить подписи владельца книжки и ответственного сотрудника работодателя. Также обязательным является наличие оттиска печати предприятия или индивидуального предпринимателя.

В дальнейшем все записи совершаются и оформляются в том же порядке, что и в трудовой книжке.

Важно помнить, что если при оформлении вкладыша допущены ошибки, то следует обеспечить оформление вкладыша в трудовую книжку по образцу, указанному выше.

Как вшить вкладыш?

Каждый вкладыш в трудовую книжку должен быть вшит в нее. Без исполнения указанного требования такое вложение не может считаться действительным.

Действующее законодательство Российской Федерации не определяет порядок и способы вшивания вкладыша в основной документ.

Однако, учитывая необходимость нумерации всех записей в формуляре в хронологическом порядке, видится обоснованным вшивание вкладыша между последним листом трудовой книжки и ее обложкой.

Вшивание следует осуществить путем использования иглы или швейной машинки. Требования к качеству и цвету ниток, а также к ширине стежков акты нормотворчества Российской Федерации не содержат.

Вклеивание или прикрепление вкладыша иным способом противоречит закону, нарушает правила заполнения вкладыша в трудовую книжку и влечет необходимость оформления нового вложения в основной документ.

Сшивку следует осуществлять по развороту вкладыша. Данный способ позволит обеспечить максимальную прочность его скрепления с трудовой книжкой.

Вместо заключения необходимо отметить, что игнорирование процедуры оформления и сшивания вкладыша повлечет за собой признание его недействительным. В результате этого у работника могут возникнуть определенные сложности в будущем.

Вкладыш в трудовую книжку, как и сама она, является документом, который подтверждает трудовую деятельность работника и его стаж. Его оформление и ведение подчиняется строгим требованиям нормативных документов. Рассмотрим основные правила выдачи, ведения и оформления вкладыша, типичные ошибки, которые допускают работодатели.

Условия выдачи вкладыша

Если закончилось свободное место в трудовой книжке, и она подошла к концу, возникает закономерный вопрос – нужно ли продолжать записи и как это делать. Ответ на него предоставляет п. 38 Постановления Правительства от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее также Постановление Правительства).

При заполнении всего свободного пространства в любом из разделов основного документа работника осуществляется выдача вкладыша в трудовую книжку. Он выдается при невозможности внести запись о деятельности или награждениях работника по причине отсутствия свободного места. При этом важно иметь в виду, что он – лишь дополнение книжки и сам по себе не является документом.

Оформление вкладышей в трудовую книжку (их выдача) осуществляется работодателем в силу обязанности иметь в своем распоряжении достаточное количество бланков данного документа, предусмотренной п. 44 Постановления Правительства. О выдаче делается соответствующая отметка в приходно-расходной книге и книге учета движения книжек и вкладышей. Формы утверждены Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (Приложение № 1 и № 2).

Оформление вкладыша

Оформление и заполнение вкладыша производится по общему правилу, установленному п. 38 Постановления Правительства № 225.

Форма рассматриваемого бланка устанавливается Приказом Минфина от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках» и должна строго ему соответствовать.

Бланк документа печатается на предприятиях Гознака и имеет утвержденные степени защиты на момент их выпуска. Он содержит серию документа и его номер в целях возможности его индивидуализации и выявления подделок.

О необходимых записях во вкладыше в трудовую книжку также скажет его утвержденный образец. В нем должны быть указаны сведения о владельце:

• ФИО полностью (все в отдельных соответствующих графах);
• число, месяц и год рождения;
• полученное образование и специальность;
• день, месяц и год заполнения;
• подписи владельца и ответственного должностного лица (от имени работодателя).

На первой странице предусмотрено место для проставления печати работодателя. Однако индивидуальные предприниматели печать иметь не обязаны, а несколько лет нет такой обязанности и у хозяйственных обществ (если иное прямо не установлено законом). В таком случае, как разъяснило Министерство труда в своем Приказе от 31.10.2016 № 589н, проставление печати не обязательно.

Ведение документа осуществляется на основании двух основных документов:

1. Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства № 225;
2. Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69.

Остановимся на особенностях нумерации страниц вкладыша и записей в нем, а также проставлении соответствующего штампа о его оформлении.

Нумерация

Поскольку вкладыш – приложение к трудовой книжке и ее продолжение, возникает вопрос о нумерации его страниц и соответствующих записей в нем. Нумерация его страниц осуществляется на стадии выпуска его на предприятии Гознака, потому не представляет сложности для работодателя. Нумерацию записей необходимо продолжать, а не начинать сначала, а значит и записи должны иметь сквозной (продолжающийся) порядок.

Трудовая и вкладыш в нее могут содержать запись под одинаковым номером. Такая ситуация может складываться лишь в одном случае: когда полностью запись не уместилась и продолжается в приложении. Например, в книжке может быть указано наименование организации, куда принимается работник, а далее (во вкладыше) занимаемая им должность.

Проставление штампа

Факт оформления вкладыша на основании п. 39 Постановления Правительства № 225 должен быть зафиксирован в трудовой книжке. Проставляется штамп «Выдан вкладыш», указывается его индивидуальные данные (номер и серия).

Следуя букве закона, в документ необходимо ставить именно штамп, но и ручная запись не повлечет недействительности вкладыша. Место его размещения определяется ответственным должностным лицом, исходя из наличия свободного пространства. Чаще всего отметка проставляется в правом верхнем углу титульного листа (первой страницы) книжки.

Целесообразно полностью оформить вкладыш надлежащим образом, проверить его, убедиться в правильности заполнения и внесенных данных. Лишь после этого следует ставить соответствующий штамп на книжке.

Инструкция по вшиванию вкладыша

После оформления необходимо вшить вкладыш в трудовую книжку. Относительно данной процедуры законом также не установлено никаких правил, в связи с чем кадровые службы руководствуются практикой трудовых отношений и вопросами целесообразности.

Отсутствие правового указания на то, куда вшивать вкладыш, позволяет выполнять эту процедуру по усмотрению ответственного должностного лица, руководствуясь удобством исполнения. Это может быть начало или конец документа, его середина (с технической точки зрения представляется наиболее удобным).

Неурегулированным с правовой точки зрения остается и вопрос, как следует вшить вкладыш, каким способом и с применением какой техники. Обычно его подшивают обычными нитками вручную, без применения каких-либо специальных технических средств. Независимо от количества вкладышей каждый из них должен быть последовательно (один за другим) подшит к основной книжке.

Типичные ошибки

Работодатели, уполномоченные по кадрам подразделения и должностные лица порой допускают типичные ошибки, такие как:

• оформление новой книжки при окончании места в предыдущей вместо вшивания вкладыша в действующий документ;
• использование свободного пространства трудовой книжки в иных разделах (как правило, внесение записей о трудовой деятельности лица в раздел о его награждениях);
• отсутствие штампа в книжке, фиксирующего факт оформления и выдачи вкладыша.

Не допустить данные ошибки позволят действующие правила и , а также образец заполнения вкладышей.

Сложнее обстоят дела с частными случаями, когда решение вопроса неочевидно и прямо не проистекает из правовых норм. Так, например, распространен на практике вопрос, как заполнить вкладыш в трудовую книжку в части раздела об образовании его владельца.

В ходе трудовой деятельности физического лица он может неоднократно получать образование и приобретать специальности. Сведения о вновь приобретенном образовании заносятся в трудовую. Есть ли необходимость вносить всех их во вновь заводимый вкладыш? Занесению во вкладыш подлежат все записи. Основание такой позиции – указание закона на необходимость ведения вкладыша по правилам ведения самой книжки.

Еще одна типичная ошибка – попытка занести во вкладыш сведения об уровне образования в соответствии с действующими стандартами. Сейчас отсутствует такое понятие, как начальное профессиональное образование. С точки зрения правоприменителя, во вкладыш необходимо вносить сведения в том виде, в каком они указаны в дипломе, аттестате или свидетельстве об образовании.

Вкладыш – лишь приложение к трудовой книжке, ее дополнение, и недействителен отдельно от нее. Он оформляется и заполняется в соответствии с правилами ведения самой книжки с учетом особенностей, установленных именно в отношении вкладыша. Избежать ошибок в его заполнении позволит четкое следование требованиям Правил ведения и соответствующей Инструкции.