Koje tečajeve arhivski radnik treba završiti arhivist. Radne obveze arhivista u poduzeću

Jednom sam čuo izraz "arhivski štakor". Naravno da se nasmijala. A sve zato što nikad nisam naišao na arhive i ljude koji u njima rade. Nekontrolirana mašta brzo mi je nacrtala sliku – štakora u šeširu koji čita knjigu. Složite se da je smiješno?!

Nekoliko godina kasnije, jedna moja prijateljica, koja je bila pred mirovinom, trebala je dokumente koji potvrđuju staž. Čini se, što bi moglo biti lakše: radna knjižica u ruci, au njoj - zapisi. Protrčao sam po adresama, evo i referenci! An, ne! 90-ih godina radila je u stranim tvrtkama koje su se kao gljive poslije kiše u velikom broju pojavljivale u našem gradu. U 2000-ima su nestali jednako brzo i, kako se pokazalo, bez traga.

Tada su bili potrebni arhivi. Rekao bih da su svi radnici tamo bili fini i profesionalni, ali, nažalost, ne mogu - to bi bila gnusna laž. Ali jedna stvar, naravno, njihov rad je vrlo potreban. I ne samo za one koji skupljaju potvrde za mirovine. Svaka organizacija ima arhivu, posebno za sve državne i financijske organizacije.

A što mislite, tko je stajao na početku arhivistike u Rusiji? Tako je, Petar Veliki! On je još 1720. godine izdao Dekret koji je odredio sustav organizacije svih državnih institucija carstva. Nazvao ju je “Opći propisi”, najčešće se zvala jednostavno “Dekret”. Među ostalim, naređeno je čuvanje arhiva u svim strukturama vlasti.

Arhivski radnici nazivani su aktuari. To je stoga što je to mjesto obično bilo dodjeljivano sudskom pisaru koji je pisao akte i potom ih unosio u sudski registar. Ovdje je korijen "čin" postao glavni u sastavu ove riječi. Tada se pokazalo da su arhivi potrebni ne samo u sudovima. Nije bilo potrebe za pisanjem dokumenata. Tada su se arhivisti počeli nazivati ​​arhivistima. Svi, bez iznimke.

Posao arhivskih djelatnika, moram iskreno reći, na prvi, pa i na drugi pogled, dosadan je. Po primitku dokumenta zaposlenik ga mora unijeti u očevidnik, odnosno evidentirati. Danas se to radi ne samo u elektroničkom, nego i u papirnatom obliku. Zatim se dokument šalje na predviđeno mjesto na polici stalka i čeka na kraju.

Djelatnici arhiva ne samo da primaju dokumente na pohranu, već ih i izdaju. Naravno, neko vrijeme i samo zbog posla. Ponekad se ne izdaje sam dokument, već samo njegova kopija. I to se radi samo kada nema žiga "Tajno". U tom slučaju trebate provjeriti dostupnost dopuštenja za rad s klasificiranim dokumentima. Sve aktivnosti upravljanja dokumentima su strogo odgovorne. Vodi se poseban dnevnik u koji se bilježi svako "kretanje" dokumenta.

Takav rad zahtijeva određenu vrstu karaktera. Nijedan kolerik ne može sjediti u arhivi, dajte mu nešto kreativno. A tu je i ogroman iznos normativni dokumenti trebaš znati gotovo napamet. Dodajte im propise, upute i razne odredbe. Naravno, ne može se bez poznavanja računala i uredske opreme.

Što dobiva? To znači da u arhivu rade vrlo ozbiljni ljudi koji rade važan posao. I zovu se "arhivisti" ili "arhivisti". Posljednja se riječ pojavila u leksikonu početkom 20. stoljeća. I kažu da je to učinjeno kako bi se olakšao izgovor. Odnosno, riječ arhivist zvučala je previše anakrono, pa je stoga modernizirana.

Ali odat ću vam tajnu da sami radnici voditelja arhiva nazivaju arhivarom, a sve ostale djelatnike arhivistima. A ako se obratite rječniku, onda nema razlike u leksičko značenje te riječi jednostavno ne postoje.

Sva poduzeća zapošljavaju radnike. Podaci koji se određeno vrijeme pohranjuju u kadrovskim odjelima organizacije, nakon čega se prenose u arhivu. Tamo se sve informacije o poduzeću i njegovim radnicima pohranjuju dulje vrijeme, što je predviđeno regulatornim pravnim aktima za svakog pojedinca.

Radno mjesto arhivist

Arhivist je pojedinac, koja svoju radnu djelatnost obavlja u arhivu pojedine ustanove. Ova pozicija je uglavnom tražena u velikim organizacijama, gdje se svakodnevno obavlja veliki promet raznih dokumenata.

Takve organizacije uključuju:

• financijske institucije;
• banke;
• glavni uredi odjela osiguranja;
• proizvodna i industrijska poduzeća;
• institucije u državnom vlasništvu.

Posao arhivista je sljedeći:

• osigurati čuvanje i sigurnost svih dokumentarnih akata koji su ušli u arhiv;
• primati i obrađivati ​​dolazne dokumente;
• sudjeluje u izradi popisa zaprimljenih predmeta;
• provjeriti pismenost pripreme i izvršenja predmeta po primitku;
• šifrirati pohranjene slučajeve u skladu s internim pravilima poduzeća;
• voditi stalnu evidenciju prihvaćenih dokumenata;
• priprema materijala za otpis ili uništenje, ako im je istekao rok čuvanja;
• omogućiti brzo pretraživanje potreban dokument za koje je potrebno izraditi i voditi odgovarajući imenik;
• izdaje, na službeni zahtjev, tražene preslike ili izvornike arhivskih dokumenata.

Pravo postavljanja i razrješavanja arhivskog radnika ima samo voditelj odjela.

Koje su odgovornosti arhivista?

Odgovornosti na poslu arhivist uključuje sljedeće značajke:

• formiranje kartoteke, koja se može sastavljati u papirnatom ili elektroničkom obliku;
• prijem dolazne korespondencije u organizaciju, njezino fiksiranje i pojačanje u ormaru za datoteke;
• davanje potrebnih kopija pohranjenih u arhivu. Mogu se dati iu izvornom obliku na određeno vrijeme iu obliku kopije na trajnoj osnovi;
• priprema i podnošenje raznih izvješća neposrednom rukovoditelju;
• obavlja korespondenciju s drugim organizacijama koje su podnijele odgovarajući zahtjev;
• održavati nadzor nad sigurnim stanjem na radnom mjestu;
• izvršavati službene zadatke višeg rukovodstva postrojbe;
• spriječiti nestanak arhivskih dokumenata, kao i spriječiti trećim osobama pristup kartotekama;
• pratiti stanje pohranjenih materijala, u slučaju bilo kakvog kršenja, otkloniti ga koliko je to moguće;
• voditi stalnu evidenciju o građi primljenoj na čuvanje i izdanoj na korištenje.

Svaki poslodavac ima svako pravo osobno prilagoditi dužnosti takvog zaposlenika.

Postoje i slučajevi kada je arhivski radnik na drugom radnom mjestu s nepunim radnim vremenom. Time se povećava broj funkcionalnih odgovornosti.

Kvalificirani zahtjevi za arhivista

Na radno mjesto arhivista postavlja se djelatnik koji barem površno poznaje sljedeće podatke:

Osim znanja, arhivist treba biti sposoban:

• uživati osobno računalo i ostala uredska oprema;
• rad s velikom količinom informacija;
• ispravno formulirati svoje ideje, a potrebno ih je ispravno izraziti i pismeno i usmeno.

Također, arhivist mora imati predodžbu o poduzeću u kojem radi i poznavati sve profesije uključene u različite objekte organizacije. Tako će nestati veliki broj nepotrebnih pitanja prilikom izdavanja traženog dokumentarnog akta.

Zahtjevi za osobna svojstva arhivista su:

• dobro pamćenje;
• sposobnost analiziranja veliki broj dolazne informacije;
• uočiti najmanje detalje;
• miran, ne nagao karakter;
• urednost;
• organizacijske vještine;
• želja za radom.

Ovo radno mjesto ne zahtijeva od kandidata određeno radno iskustvo. I omogućuje savjesnom i kompetentnom arhivistu da ide naprijed ljestve karijere gore. Što je veliki plus za diplomante viših i stručnih obrazovnih ustanova.

Dužnosti i prava radnog arhiva

Zaposlenik na ovom radnom mjestu ima sljedeća prava:

Dužnosti arhivista uključuju obvezno upravljanje sljedećim zakonskim aktima:

• regulatorni okvir Ruska Federacija;
• interni pravilnik o radu poduzeća, koji se izrađuje unutar jedinice na temelju modela odredbe, a odobrava ga voditelj jedinice. Arhivist s takvim lokalnim dokumentom mora biti upoznat sa signaturom;
• upute i naloge zaposlenika koji provode poslove nadzora nad njegovim radom, odnosno viših tijela;
• vaše stručne upute. Što vam je sigurno poznato.

Također, arhivski radnik dužan je podnijeti izvještaj svom neposrednom nadređenom (voditelju ureda ili voditelju kadrovske službe) i pridržavati se subordinacije.

U slučaju bolovanja, godišnjeg odmora ili službenog puta arhivara, ravnatelj jedinice njegove poslove povjerava drugoj osobi.

Odgovornost zaposlenika

Odgovorna osoba je arhivist. On je prvenstveno odgovoran za:

• nekvalitetno i neblagovremeno ispunjavanje svojih obveza u skladu s opisom poslova, te " Zakon o radu" Ruska Federacija;
• razna kršenja počinjena tijekom razdoblja njegova radna aktivnost u konkretnoj organizaciji. dopuštena kršenja mogu rezultirati administrativnim, građanskim pa čak i kaznenim kaznama;
• nanošenje moralnog ili materijalnog gubitka poduzeću, što je regulirano pravnim zakonodavstvom Ruske Federacije.

Prekršaje tijekom rada zaposlenika arhivskog odjela utvrđuju stručnjaci poduzeća i regulatorna tijela. Stoga osoba koja ne ispunjava svoje izravne dužnosti može biti podvrgnuta upravnoj kazni u obliku novčane kazne. Također, šef tvrtke ima svako pravo ukloniti prekršitelja iz obavljanja njegovih dužnosti.

Ovisno o materijalnoj šteti prouzročenoj organizaciji, arhivar može biti pozvan na odgovornost u skladu s "Kaznenim zakonom" Ruske Federacije. Što, shodno tome, može dovesti u najboljem slučaju do novčane, au najgorem do zatvora na određeno vrijeme.

U kontaktu s

Predstavljamo vam tipičan primjer opisa poslova arhivista, uzorak 2019./2020. Opis poslova arhivista treba sadržavati sljedeće odjeljke: opći položaj, dužnosti arhivista, prava arhivista, odgovornost arhivista.

Sljedeće stavke trebale bi se odražavati u opisu posla arhivara:

Odgovornosti arhivista

1) Odgovornosti na poslu. Obavlja poslove arhiviranja u poduzeću. Organizira čuvanje i osigurava sigurnost dokumenata primljenih u arhivu. Prihvaća i registrira dokumente primljene na pohranu od strukturnih odjela, završene uredskim poslovima. Sudjeluje u izradi nomenklature predmeta, provjerava ispravnost formiranja i izvršenja kada se prenose u arhivu. Sukladno važećim pravilima kriptira jedinice pohrane, sistematizira i smješta datoteke te vodi njihovu evidenciju. Izrađuje zbirne popise jedinica trajne i privremene pohrane, kao i akte za predaju dokumenata na državnu pohranu, za otpis i uništenje građe kojoj je istekao rok pohrane. Radi na stvaranju Podrška prema dokumentima, pruža prikladnu i brzu pretragu za njima. Sudjeluje u radu na ispitivanju znanstvene i praktične vrijednosti arhivskih dokumenata. Prati stanje dokumenata, pravovremenost njihove restauracije, poštivanje uvjeta u arhivskim prostorijama potrebnih za njihovu sigurnost. Nadzire pridržavanje pravila zaštite od požara u arhivskoj prostoriji. Izdaje, sukladno pristiglim zahtjevima, arhivske preslike i dokumente, izrađuje potrebne potvrde na temelju podataka dostupnih u dokumentima arhiva, priprema podatke za izvješćivanje o radu arhiva. Poduzima potrebne mjere za korištenje suvremenih tehničkih sredstava u radu.

Arhivist mora znati

2) Arhivist u obavljanju svojih poslova mora znati: normativni pravni akti, propisi, upute, drugi uputni materijali i dokumenti za arhiviranje u poduzeću; postupak primanja i predaje dokumenata u arhiv, njihovo čuvanje i korištenje; Ujedinjen državni sustav uredski posao; postupak sastavljanja opisa isprava za trajnu i privremenu pohranu i akata o uništavanju isprava; postupak evidentiranja predmeta i njihove pripreme za čuvanje i korištenje; postupak računovodstva i izvješćivanja; struktura poduzeća; osnove organizacije rada; pravila za rad tehničkih sredstava; osnove radnog zakonodavstva; interni propisi o radu, pravila i norme zaštite na radu.

Zahtjevi za kvalifikaciju arhivista

3) Kvalifikacijski zahtjevi. Osnovno strukovno obrazovanje bez uvjeta radnog iskustva ili SSS (potpuno) opće obrazovanje i posebna obuka instalirani program bez uvjeta radnog iskustva.

1. Opće odredbe

1. Arhivist spada u kategoriju tehničkih izvršitelja.

2. Na radno mjesto arhivista prima se osoba s osnovnom stručnom spremom bez predočenog radnog iskustva ili srednjom (potpunom) općom spremom i posebnom spremom po utvrđenom programu bez predočenog radnog iskustva.

3. Arhivara prima i razrješava ravnatelj organizacije.

4. Arhivist mora znati:

• regulatorni pravni akti, propisi, upute, drugi materijali s uputama i dokumenti o arhiviranju u poduzeću;
• postupak primanja i predaje dokumenata u arhiv, njihovo čuvanje i korištenje;
• Jedinstveni državni sustav uredskog poslovanja;
• postupak sastavljanja opisa isprava za trajnu i privremenu pohranu i akata o uništavanju isprava;
• postupak evidentiranja predmeta i njihove pripreme za čuvanje i korištenje;
• postupak računovodstva i izvješćivanja;
• struktura poduzeća;
• osnove organizacije rada;
• pravila za rad tehničkih sredstava;
• osnove radnog zakonodavstva;
• interni pravilnik o radu;
• pravila i norme zaštite na radu, sigurnosne mjere, industrijska sanitarna zaštita i zaštita od požara.

5. U svom djelovanju arhivist se rukovodi:

• zakonodavstvo Ruske Federacije,
• statut organizacije,
• naredbe i naredbe djelatnika kojima je podređen u skladu s ovim naputkom,
• stvaran opis posla,
• Interni propisi o radu organizacije.

6. Arhivar odgovara neposredno voditelju ureda

7. Za vrijeme odsutnosti arhivara (službeni put, godišnji odmor, bolest i sl.) njegove poslove obavlja osoba koju na propisan način odredi ravnatelj organizacije, koja stječe odgovarajuća prava, dužnosti i odgovorna je za izvršavanje dužnosti koje su mu dodijeljene.

2. Dužnosti arhivista

Arhivista:

1. Obavlja poslove arhiviranja u poduzeću.

2. Organizira čuvanje i osigurava sigurnost dokumenata primljenih u arhivu.

3. Prihvaća i registrira dokumente primljene na pohranu od strukturnih odjela, završene uredskim poslovima.

4. Sudjeluje u izradi nomenklatura predmeta, provjerava ispravnost formiranja i izvršenja prilikom njihovog prijenosa u arhivu.

5. Sukladno važećim pravilima šifrira skladišne ​​jedinice, sistematizira i smješta datoteke, vodi njihovu evidenciju.

6. Izrađuje zbirne popise jedinica trajne i privremene pohrane, te akte za predaju dokumenata na državnu pohranu, otpis i uništavanje građe kojoj je istekao rok pohrane.

7. Obavlja rad na stvaranju referentnog aparata za dokumente, pruža prikladno i brzo pretraživanje za njih.

8. Sudjeluje u radu na ispitivanju znanstvene i uporabne vrijednosti arhivskih dokumenata.

9. Prati stanje dokumenata, pravodobnost njihove restauracije, poštivanje uvjeta u prostorijama arhiva, potrebnih za osiguranje njihove sigurnosti.

10. Nadzire poštivanje pravila zaštite od požara u prostorijama arhiva.

11. Izdaje, sukladno pristiglim zahtjevima, arhivske preslike i dokumente, izrađuje potrebne potvrde na temelju podataka dostupnih u dokumentima arhiva, priprema podatke za izvješćivanje o radu arhiva.

12. Poduzima potrebne mjere za korištenje suvremenih tehničkih sredstava u radu.

13. Pridržava se Pravilnika o internom radu i drugih lokalnih propisa organizacije.

14. Pridržava se internih pravila i propisa zaštite na radu, sigurnosti, industrijske sanitarne zaštite i zaštite od požara.

15. Brine se za čistoću i red na svom radnom mjestu.

16. Izvršava, u okviru ugovora o radu, naloge radnika kojima je podređen sukladno ovom naputku.

3. Prava arhivista

Arhivist ima pravo:

1. Podnijeti prijedloge ravnatelju organizacije za unaprjeđenje rada u vezi s poslovima predviđenim ovim naputkom.

2. Zatražiti od strukturnih odjela i zaposlenika organizacije informacije potrebne za obavljanje svojih dužnosti.

3. Upoznati se s dokumentima koji definiraju njegova prava i obveze na položaju, kriterije za ocjenu kvalitete obnašanja službenih dužnosti.

4. Upoznajte se s nacrtima odluka uprave organizacije u vezi s njezinim aktivnostima.

5. Zahtijevati od uprave organizacije pružanje pomoći, uključujući osiguranje organizacijskih i tehničkih uvjeta i izvršenje utvrđenih dokumenata potrebnih za obavljanje službenih dužnosti.

6. Druga prava utvrđena važećim radnim zakonodavstvom.

4. Odgovornost arhivista

Arhivist je odgovoran za sljedeće:

1. Za nepravilno obavljanje ili neizvršavanje svojih službenih dužnosti predviđenih ovim opisom posla - u granicama utvrđenim radnim zakonodavstvom Ruske Federacije.

2. Za kaznena djela počinjena tijekom obavljanja djelatnosti - u granicama utvrđenim važećim upravnim, kaznenim i građanskim zakonodavstvom Ruske Federacije.

3. Za nanošenje materijalne štete organizaciji - u granicama utvrđenim važećim radnim i građanskim zakonodavstvom Ruske Federacije.

Opis poslova arhivista - uzorak 2019/2020. Dužnosti arhivista, prava arhivista, odgovornost arhivista.

Svako poduzeće ima vlastitu dokumentarnu arhivu koja zahtijeva pažljivu sistematizaciju i kontrolu. Neki važni materijali (osobni dosjei, filmovi, naredbe, naredbe) dovoljno su veliki i važno je da su svi vrijedni podaci pravilno upakirani u mape, imaju inventare s datumima. To je potrebno kako bi osoba, ako je potrebno, mogla brzo pronaći traženi slučaj. Ovo pitanje zahtijeva odgovornost, marljivost i pravi pristup. Profesionalni arhivist pomoći će vam da se nosite s teškim poslom. Tko je to? Za sigurnost i sigurnost svakog komada papira odgovoran je vrijedan stručnjak koji održava cjelokupnu arhivu poduzeća.

Arheolozi su više puta tijekom iskapanja pronalazili drevne spise koji su prikupljani na poseban način. Slični nalazi pronađeni su u Asiriji, Grčka, Drevni Egipt i Rim. U ljetopisima je jasno napisano kako čuvati sve vrijedne materijale. Prisutnost takvih prostorija, u kojima se prikuplja važna dokumentacija, ukazuje visoka kultura društvo. Arhivi su nam potrebni ne samo da čuvaju sjećanje na događaje iz prošlosti, već predstavljaju i svojevrsnu primijenjenu i znanstvenu bazu.

U tim godinama kada je zemlju vodio veliki vođa proletarijata V.I. Lenjin, u svemu javne institucije Postojala je jasna organizacija papirologije. Građa nacionaliziranih posjeda, samostana, crkava, kao i spisi s podacima o velikim narodnim umjetnicima, znanstvenicima i skladateljima bili su predmet arhiviranja. Uništavanje takvih arhiva bilo je kažnjivo zakonom. Očuvanje cjelokupne građe pratila je jedna osoba – arhivist. Tko je to, pitate se? Neizostavno javno lice svake institucije.

Profesionalne odgovornosti

Arhivist se bavi sistematizacijom sve interne i ulazne građe koja je izašla iz tijeka rada. Također je odgovoran za poštivanje uvjeta, normi i pravila skladištenja. Odgovornosti arhivista uključuju: ispravno izvršenje izlaznih i ulaznih dokumenata, pripremu opisa, održavanje računovodstvenih baza podataka, označavanje popisa, izdavanje potvrda i postavljanje informacija na posebne police. Danas se u velikim poduzećima gotovo sav posao obavlja elektroničkim putem, ali stvarno važni materijali koji su podložni dugoročnom skladištenju dodatno se ispisuju na papiru i prenose u arhivu.

Naravno, automatizirana baza podataka uvelike ubrzava i olakšava rad i pretraživanje, ali oprema se često kvari i kvari, zbog čega je potrebna arhiva kako se ne bi izgubili svi podaci. Arhivist sudjeluje u povjerenstvima za uništavanje i otpis zastarjele dokumentacije. Struka također uključuje praćenje požarne sigurnosti prostora.

zahtjevima i kvalitetama

Mogu uzeti osobu s višim (ili studentskim) obrazovanjem koja je studirala specijalnost "arhivistika", "povijest", "pedagogija". Ponekad se potrebne vještine stječu na posebnim tečajevima. Budući zaposlenik mora poznavati računalo (uredski programi), znati raditi s opremom (kopirni uređaj, faks, printer), tečno se pismeno i usmeno opismenjavati.

Arhivist mora posjedovati točnost, ustrajnost, analitičnost i skrupuloznost. Tko je to smislio i koji su zahtjevi? Zaposlenik se tijekom dana susreće s ogromnom količinom informacija koje je potrebno pročitati, evidentirati i odrediti rok njihovog čuvanja prema listi dokumenata. Ovaj posao zahtijeva pažnju, upornost, samokontrolu, razvijeno mišljenje, strpljenje i finu motoriku. Nisu svi ljudi u stanju svakodnevno obavljati monoton i mukotrpan posao.

plaća arhivista

Naknada izravno ovisi o regiji, financijskom blagostanju tvrtke i opsegu dužnosti. Do danas se prosječna plaća kreće od 20-35 tisuća rubalja. Više od 40.000 rubalja. prima iskusnog arhivista s dugogodišnjim iskustvom. Gore je opisano tko je on i što radi. Zanimanje je prilično traženo, samo se malo drugačije zove - tajnik ili službenik.

Je li arhivist dosadno i neperspektivno zanimanje u razvoju karijere? Nemojte žuriti sa zaključcima. Suvremeno poslovanje odigralo je pozitivnu ulogu u promišljanju uloge arhivista. Dinamično poslovno okruženje zahtijevalo je od njega ne samo nova stručna znanja, već i bitno drugačiji pristup obavljanju posla, temeljen na sposobnosti strateškog razmišljanja, a po potrebi i kreativnog. Denis Avdyushin, generalni direktor Delis Archivea, podijelio je s našim čitateljima svoja razmišljanja o tome kako je moderno poslovanje utjecalo na formiranje profesije.

Znati sve o dokumentima

NA moderna Rusija Ideja o profesiji arhivista relativno se nedavno promijenila. U 20. stoljeću arhivist-intelektualac i arhivist-filozof ustupili su mjesto sovjetskom – politički osviještenom – arhivistu, koji se sve do kraja stoljeća nije uspio otresti neugledne slike sovjetske manufakture. Naravno, sama profesija u svom klasičnom smislu ograničena je određenim skupom kompetencija: arhivist mora biti sposoban sastavljati arhivsku literaturu, poznavati pravila vođenja i čuvanja dokumenata, snalaziti se u zakonu i imati dovoljno povijesnog znanja za rad.

Zavirite li u prošlost profesije, vidjet ćete da su u sudbinu dokumenata uvijek bila upletena dva heroja: službenik i arhivar. Službenik je sudjelovao u izradi i knjiženju isprava te je tako bio rodonačelnik isprave. Jednako značajnu ulogu imao je i arhivist: on je čuvao dokumente, osiguravajući njihovu sigurnost za sadašnje i buduće potrebe organizacije. Istodobno, često su se događale situacije kada su dužnosti službenika glatko prelazile na arhivara i obrnuto. Na primjer, od arhivista se može zatražiti da odredi koji dokumenti trebaju pratiti određeni poslovni proces i kako ih pravilno sastaviti. Obično zaposlenici nisu znali jasno odgovoriti na ovo pitanje, objašnjavajući svoj neuspjeh jednostavno: "Mi smo arhivisti, a ne službenici." Događalo se također da su u organizaciji ovlasti arhivista i službenika bile objedinjene u jednom stručnjaku. Tako se razvila struka.

U poslovnom okruženju podjela službenik – arhivar još uvijek ne staje u glavu mnogih menadžera. Zašto angažirani arhivar ne može sastaviti nomenklaturu predmeta? Zašto ne može odrediti kako i u kojoj fazi treba formirati ovaj ili onaj dokument? On je arhivist pa bi trebao znati sve o dokumentima! Ovaj pristup sugerira da rad u malim i velikim tvrtkama zahtijeva od arhivista puno vještina i sposobnosti uz jednako visoku odgovornost i sposobnost donošenja brzih i informiranih odluka.

Od arhivskog romantizma do poslovnog realizma

Kad se čovjek za sebe odluči upisati u povijesno-arhivski institut, on je ili romantičar koji sebe zamišlja budućim Nestorom kroničarom ili marljiv radnik koji je spreman u tišini i samoći posvetiti se radu s arhivima. To su dva pola između kojih egzistira arhivist kao profesionalac i kao osoba. No raspon uloga koje suvremeno poslovanje nudi arhivistu puno je širi od popularnih stereotipnih krajnosti.

Razmišljajući o odabiru profesije, osoba razumije da treba uzeti u obzir nekoliko čimbenika: odgovara li mu ovaj posao, hoće li biti zainteresiran, postoji li prilika za samoostvarenje. I, naravno, nije na posljednjem mjestu financijsko pitanje. Nažalost, postoji takav stereotip o profesiji arhivista - dosadna je i nikome ne treba, nitko za nju neće platiti više od 20 tisuća rubalja (u Moskvi). Mnogi od onih koji bi željeli odabrati ovu specijalnost ne mogu si priuštiti takav altruistički rad.

Srećom, te su ideje o profesiji već zastarjele. Moderan pristup razumijevanje uloge arhivista u poduzeću svodi se na njegovu sposobnost da upravlja velikim količinama podataka i bude sudionik, a često i organizator procesa svog poslodavca. Malo je takvih stručnjaka na tržištu. Oni koji nakon diplome ostaju u struci obrazovna ustanova(prema procjenama stručnjaka riječ je o ne više od 10 posto diplomiranih studenata) ne ispunjavaju sve zahtjeve koje pred njih nameće realnost poslovnog života. Diplomante su učili poštivati ​​prošlost i svladavati metodologiju pretraživanja i rada s arhivskim dokumentima, ali kako se složeni arhivski kompleks integrira u procese moderne tvrtke ne možete naučiti na fakultetskoj klupi.

Što suvremeno poslovanje zahtijeva od arhivista? Obično se u natječajima za radna mjesta navodi ogroman broj kompetencija koje budući arhivski djelatnik treba imati: radno iskustvo ili visoko povijesno i arhivsko obrazovanje, poznavanje postupka obrade formiranja spisa u skladu sa zahtjevima državnih arhiva, razumijevanje značajki računovodstvenog tijeka rada, sposobnost izrade nomenklature predmeta, poznavanje suvremenih tehnologija te posebno sposobnost samostalnog sastavljanja projektnog zadatka za elektroničku arhivu. Osim toga, arhivist će morati sastavljati proračune, komunicirati s podizvođačima koji će skenirati dokumente i pohranjivati ​​ih vanjskim suradnicima, provoditi zahtjeve za ponudama (u slučaju elektroničkih aukcija i sudjelovanja u natječajima), pregovarati itd.

Menadžeri su spremni platiti vrlo dobar novac za takvog stručnjaka. Dakle, na moskovskom tržištu rada, plaća arhivista koji ispunjava gore navedene uvjete počinje od 65.000 rubalja. Međutim, pronaći kandidate koji zadovoljavaju sve kriterije odabira može biti vrlo problematično. Pošteno radi, treba napomenuti da kadrovski nedostatak ne muče samo gospodarske organizacije, nego i državni i općinski arhivi koji ukupno zapošljavaju više od 16.000 djelatnika.

Obrazovanje arhivista: u tandemu s potrebama poslodavaca

Unatoč inertnosti ideja o arhiviranju, poduzeća postupno počinju shvaćati da je arhivar čuvar tajni poduzeća i svojevrsni jamac njezine sigurnosti. Uz zaposlenog arhivskog djelatnika, nema potrebe pozivati ​​osobu sa strane za sređivanje dokumenata. S pravim skupom vještina, "prava osoba" će moći osigurati normalno poslovanje tvrtke. Znat će pravilno sastaviti dokumente, kako ih formirati, kako pravilno i u kojem sastavu trebaju ući u arhivu, kako pravodobno obraditi pristigle zahtjeve građana, izvođača i sl.

Profesionalci su potrebni posvuda. I treba početi od obrazovanja. Prije svega, potrebno je postojeće programe na sveučilištima prilagoditi trenutnim potrebama poslodavaca. To će pomoći podizanju obrazovne razine prosječnog studenta i na toj osnovi formirati novi sloj budućih stručnjaka. Arhiviranje je dugo ostalo konzervativno, ali sada, kada Informacijska tehnologija, otvara se prilika za velike promjene koje bi trebale zahvatiti i visoko obrazovanje.

Državne institucije pomažu studentima u stjecanju sustavnog akademskog znanja. Štoviše, u sklopu nastavnog plana i programa obično obavljaju pripravnički staž u državnim arhivima. A ovo je, bez sumnje, vrlo vrijedno i temeljno iskustvo. Pritom bi se budući arhivisti trebali okušati iu trgovačkim društvima kako bi shvatili ogromnu razliku između arhivista zaposlenog u državnoj instituciji i u poduzeću. Poznavanje različitih aspekata vaše specijalnosti u budućnosti će vam omogućiti da razumijete svoje vlastite sklonosti i napravite pravi profesionalni izbor.

U poslu je sve moguće!

Uza svu važnost obrazovne pripreme budućih arhivista, važno je zapamtiti da niti jedan čak ni najnapredniji program obuke ne jamči mjesto u uredu. Sveučilište života i iskustva najbolja je škola! Učenje u procesu je veliki stres za stručnjaka, ali je mnogo učinkovitije od pasivne teorije i praktički ga nema čime zamijeniti. Osoba koja je većinu vremena radila u državnom arhivu, ulaskom u trgovačko poduzeće, izgubljena je. U državnim institucijama sve je strukturirano, stabilno i razumljivo, a in velike tvrtke posao zahtijeva drugačiji stav i razinu odgovornosti. Istina, prihodi u privatnoj tvrtki su nekoliko puta veći.

U novom okruženju arhivist se mora stalno educirati, usavršavati i tražiti nestandardne načine rješavanja arhivskih problema. To nije lako, ali važno je shvatiti da na tržištu zaista nema dovoljno stručnjaka, što znači da će pravi profesionalac sigurno pronaći posao, i to vrlo uspješan.

Danas je posao arhivista na prvom mjestu u poslovanju, a samim time i prestižan. Bez dokumenata (bilo u papirnatom ili elektroničkom obliku) poduzeće ne može postojati. U suvremenim stvarnostima arhivist postaje ne samo čuvar, već i. On je izravno uključen u razmjenu informacija, što znači da može u određenoj mjeri utjecati na ekonomske čimbenike svoje tvrtke.

Suvremeni arhivist je živ i neposredan sudionik u poslovanju, spreman da se uz njega razvija i usavršava. To više nije profesija zatvorena u sebe. U njemu postoji dinamika koja podrazumijeva sposobnost izgradnje komunikacije, brzog ovladavanja suvremenim tehnologijama i sposobnosti njihove primjene u praksi. Morate biti spremni na ovo. Moderno poslovanje ne treba glomazne strukture. Potrebni su mu stručnjaci koji mogu prebaciti svijest na intenzivan život u poslovnom okruženju. Tvrtke će se boriti za one koji svjesno dobivaju zanimanje, koji cijene stečeno znanje i znaju ga pravilno primijeniti. Ovo je vrlo važan psihološki moment. Učenicima se često govori: "Ovo ne može biti." A ja ću vam reći da se u poslu svašta događa.

Denis Avdjušin

generalni direktor tvrtke